12 hemligheter till ett superproduktivt möte du borde veta

12 hemligheter till ett superproduktivt möte du borde veta

Ditt Horoskop För Imorgon

Under mina fyrtio års arbete klagade jag alltid över långa, tråkiga och oproduktiva möten, så gå med i klubben! Ja, möten i gammaldags stil har negativa effekter på moral, produktivitet och motivation.[1]

Han (Warren Buffett) låter inte sin kalender fyllas med värdelösa möten. - Bill Gates



Så varför kan inte möten vara kortare, mer produktiva och jämna, vågar jag säga det, kul?



Den goda nyheten är att många företag nu leder vägen för att hantera sina möten.

Här är 12 hemligheter till ett produktivt möte. Om du är chef eller teamledare kanske du vill implementera dessa. Om du är medlem i ett team kan du alltid göra förslag så att möten verkligen kan bli superproduktiva.

1. Tiden är inte det verkliga problemet

De flesta klagar över att de inte har tillräckligt med tid och möten kan beröva dem denna värdefulla vara. Ett annat sätt att titta på det är att helt enkelt koncentrera sig på de energinivåer du har.



Planera pauser så att produktivitetsnivåerna hålls maximalt.Reklam

Hantera din energi, inte din tid. - Tony Schwartz



2. Gör möten kortare

Att ställa in en tidsgräns på 10 eller 15 minuter kan verkligen hjälpa. Vissa chefer får faktiskt en timer så att den går av när mötet är klart. Det är ingen tillfällighet att TED-samtal har en maxgräns på 18 minuter.

Anledningen är att all forskning visar att vår uppmärksamhet går in i en progressiv nedgång, om möten eller samtal varar längre. Studier gjorda vid Texas Christian University visar att studenter kommer ihåg mer information efter kortare lektioner.[2]

3. Planera endast möten när det behövs

De flesta företag har en bestämd tid och dag för möten. Detta innebär att produktiviteten saktar ner bara på grund av ett fast schema.

Det är mycket bättre att träffas när saker måste göras, beslut fattas och handlingspunkter slutförda.

4. Möt Stå upp eller någon annanstans

TILLmycket intressant forskningvisar att sittande ökar de territoriella frågorna.[3]

Människor känner sig bekväma och vill också hävda sin position eller auktoritet.Detta görs inte så lätt när man står upp. Reklam

Deltagarna känner sig mindre lugna och vill få saker gjort snabbare. Det finns andra innovativa sätt att ha möten.

Men var du än är, var innovativ med ditt utrymme. Prova ett stand-up-möte eller lämna skrivbordet och åk till parken. Gå ut ur din vardagliga miljö. - Richard Branson

5. Planera agendan i förväg

Ett kort möte behöver fortfarande en dagordning och detta bör cirkuleras före mötet om möjligt. Det hjälper människor att förbereda sig och fokusera på de frågor som behöver diskuteras.

Här är Hur man skapar en agenda för mördarmöten som är enkel och effektiv .

6. Skapa en Smartphone Free Zone

Fråga människor om deras kollegor som använder smartphones eller surfplattor under möten. Majoriteten är emot detta eftersom det visar en brist på respekt och visar också att fullt deltagande är ojämnt eller frånvarande.[4]

Det är mycket bättre att göra mötesområdet till en smart telefonfri zon och uppmuntra människor att lämna telefoner ute i en korg, med posten bifogad. Vita huset gör redan detta.

7. Begränsa antalet deltagare

Detta är en av de rekommendationer som nämns i Kristen Gils inlägg, 'Start-Up Speed'.[5]Hon är VP för affärsverksamhet på Google.Reklam

Om du begränsar deltagarna till de som är direkt involverade i ett projekt eller förfarande, ger det de andra mer tid att fortsätta med sitt arbete.

8. Kör mötet som ett urverk

Att ordna ett möte är en riktigt skicklig uppgift. Helst måste du göra något av eller följande:

  • Ange syftet med mötet, t.ex. - Vi träffas idag för att avsluta revisorernas besök.
  • Håll insatser utanför ämnet utanför dagordningen. De kan placeras på ”parkeringsplatsen” om det finns tid i slutet.
  • Uppmuntra alla att slå in.
  • Avskräcka uppvisningarna.
  • Håll dig till den tilldelade tiden.

9. Ta bort åtgärdspunkter

Den som leder mötet måste hålla hela saken på rätt spår inom kort tid.

I praktiken betyder det att människor i slutet har en lista över åtgärdspunkter och att dessa är taggade till DRI (Directly Responsible Individual).[6]

10. Tillåt transittid

Se till att tillräckligt med tid är programmerad innan mötet så att människor faktiskt kan komma dit i tid.

Att tillåta tio minuter före och efter andra uppdrag hjälper människor att komma ihop och planera sin frånvaro, även om det är mycket kort.

Ett register sparas över besluten och dessa kan mailas som påminnelser till alla deltagare.Reklam

11. Skissera resultat och planera för nästa möte

Förutsatt att åtgärdspunkterna ger de nödvändiga resultaten är det alltid en bra idé att beskriva vad nästa möte ska täcka.

Detta behöver inte sättas i sten utan bör passa in i affärs- och marknadsföringsplanerna. Det hjälper också till att lyfta fram långsiktiga mål.

12. Uppmuntra träning av mötesfärdigheter

Att delegera några mötesuppgifter både före och under mötet är ett utmärkt sätt att närma sig träning av mötesfärdigheter.

Bestäm vem som är ansvarig för att notera åtgärdspunkter, tidpunkt och dagordningar. Detta kan göras i rotation så att du fortfarande har det övergripande ansvaret för att driva mötet. För att hjälpa dig att skriva mötesprotokoll effektivt, ta en titt på dessa tips: Hur man skriver fantastiska mötesprotokoll så att inget går förlorat i översättning

Mer om produktivitet på jobbet

Utvalda fotokrediter: Unsplash via unsplash.com

Referens

[1] ^ Väktaren: Uttråkade möten
[2] ^ Carmine Gallo: Vetenskapen bakom TED: s 18-minutersregel
[3] ^ SAGE-publikationer: Att stå upp får grupper mer eld för teamarbete
[4] ^ Forbes: Varför framgångsrika människor tar aldrig smarttelefoner till möten
[5] ^ Tänk med Google: Starthastighet
[6] ^ The Muse: Links We Love: Behärska konsten att mötas

Kalorikalkylator