Du kanske tror att du inte har tid för kontorsorganisation, men om du verkligen visste hur mycket tid den desorganisationen kostade skulle du ompröva.

Omräkning och flyttning av högar räknas inte ibland. Rensa inte av skrivbordet, om du sveper skräpet i en soptunna eller en skrivbordslåda.

Ett relativt snyggt och ordnat kontorsutrymme rensar vägen för högre produktivitet och mindre slösad tid.

Att organisera ditt kontor behöver inte ta dagar, det kan göras lite i taget. Att hålla ett organiserat kontor är faktiskt mycket effektivare om man behandlar det som ett pågående projekt istället för ett massivt angrepp.

Så om du är redo att komma igång hjälper följande organisationstips dig att förvandla ditt kontor till en effektiv arbetsyta.

1. Rensa ditt kontor

Ta bort röran, töm, strimla, bli av med allt du inte behöver eller vill ha. Se sig om. Vad har du inte använt på ett tag?

Ta ett område i taget. Om det inte fungerar, skicka ut det för reparation eller kasta det. Om du inte har använt det på flera månader och inte kan tänka på när du verkligen behöver det, går det. Detta gäller möbler, utrustning, förnödenheter etc.Reklam

Glöm inte knick-knacks, växter (äkta eller konstgjorda) och dekorationer - om de är täckta med damm och får ditt kontor att se illa ut, är de rättvist spel.

2. Samla och fördela om

Samla ihop alla föremål som inte finns där och placera det där det gör.

3. Upprätta arbetszoner

Bestäm vilken typ av aktivitet som händer i varje område på ditt kontor. Du kommer antagligen att ha en huvudarbetsyta (troligtvis ditt skrivbord), ett referensområde (arkivskåp, hyllor, pärmar,) och ett leveransområde (garderob, hyllor eller lådor.)

Placera lämplig utrustning och förnödenheter så mycket som möjligt i rätt område.

4. Stäng närhet

Placera utrustningen och förnödenheterna som du använder mest inom räckhåll. Saker som du sällan använder kan lagras eller tas bort.

5. Få en bra etikett

Välj en etiketttillverkare som är enkel att använda. Ta dig tid att märka hyllor, soptunnor, korglådor. Det kommer inte bara att påminna var saker går, men det kommer också att hjälpa andra som kan ha behov av att hitta, använda eller lägga bort någonting i din arbetsyta.

6. Omarbeta ditt arkivsystem

När vi går helt in i den digitala tidsåldern har behovet av att lagra pappersfiler minskat.Reklam

Vad kan din butik digitalt? Dubblerar du filer? Du kanske kan ta bort några av de filer och mappar du har använt tidigare. Om du lagrar filer på din dator, se till att du säkerhetskopierar regelbundet.

Här är några lagringsidéer för att skapa ett smidigt arkivsystem:

• Skapa en mötesmapp - Lägg alla saker som ska diskuteras där tillsammans med saker som måste lämnas ut, rapporter som måste lämnas osv. Det hjälper dig att vara beredd på möten och spara dig stress även om ett möte flyttas upp .
• Skapa en WOR-mapp - Så mycket av våra röriga papper är saker som väntar tills någon annan svarar eller agerar. Corral dem i en WOR (Waiting on Response) -mapp. Kontrollera det med några dagar för utestående åtgärder som du kan behöva följa upp.
• Förvaringslådor - Använd billiga förvaringsboxar för att behålla arkiverade filer och få dem ur ditt nuvarande filutrymme.
• Tidningslådor - Använd magasinlådor eller pärmar för att lagra tidskrifter och kataloger som du verkligen vill lagra. Se till att du verkligen behöver dem för referens eller forskning, annars återvinn dem eller ge bort.
• Läsmapp - Ange en fil för utskrivna artiklar och dokument som du vill läsa och som inte är brådskande.
• Arkivera filer - När ett projekt är klart, lägg i allt material och arkivera det. Håll dina arbetsmappar för pågående projekt.
• Arkiv varje vecka - Låt inte din arkivering stapla upp. Lägg dina papper i mappen To File och arkivera allt en gång i veckan.

Läs mer om hur du organiserar dina filer här: Hur du organiserar dina filer för bättre produktivitet

7. Rensa av skrivbordet

Ta bort allt, rengör det ordentligt och sätt bara tillbaka de föremål som är nödvändiga för daglig användning.

Om du har svårt att ta bort saker, denna Declutter Formula hjälper dig att kasta bort saker utan att ångra senare.

8. Organisera skrivbordet

Nu när du har strömlinjeformat ditt skrivbord är det en bra idé att organisera det.

Använd skrivbordsarrangörer eller behållare för att organisera föremålen på ditt skrivbord. Använd brickor för papper, behållare för mindre föremål.Reklam

Glöm inte datorns skrivbord! Se till att filerna eller bilderna finns i organiserade mappar. Jag rekommenderar att du rensar skrivbordet varje dag innan du lämnar jobbet.

9. Organisera dina lådor

Lägg föremål som används tillsammans i samma lådutrymme, stämplar med kuvert, klibbiga dynor med anteckningsblock etc.

Använd lådarrangörer för små föremål - gem, spikar etc. Använd en separat låda för personliga föremål.

10. Separata inkorgar

Om du arbetar regelbundet med andra skapar du en mapp, fack eller inkorg för var och en.

11. Rensa dina högar

Förhoppningsvis med ditt nya organiserade kontor skapar du inte längre pappershögar, men du måste fortfarande sortera igenom de gamla.

Gå igenom högen (lite åt gången vid behov) och lägg den på rätt plats eller dumpa den.

12. Sortera mejl

Stick inte bara post i en hög för att sorteras eller skjut igenom och ta ut bitarna du behöver just nu. Sortera det så snart du får det - Att agera, Att läsa, Att arkivera, Att delegera eller lämna ut. .Reklam

13. Tilldela kasseringsdatum

Du behöver inte behålla varje papper på obestämd tid. Markera på filer eller dokument när de kan kastas eller strimlas.

Vissa juridiska eller finansiella dokument måste sparas under angiven tid. Se till att du vet vad dessa krav är.

14. Filtrera dina e-postmeddelanden

Vissa e-postmeddelanden är viktiga att läsa, andra är bara inte så viktiga.

När du använder filtersystemet för att märka olika typer av e-postmeddelanden vet du deras prioritet och vilken du ska svara först.

Ta en titt på dessa tips för att uppnå inkorgen noll: Det ultimata sättet att komma till Inbox Zero

15. Räta ut ditt skrivbord

I slutet av dagen, gör en snabb räta så att du har en ren start nästa dag.

Slutsats

Använd ett tips eller prova dem alla. Mängden ansträngning du lägger i att skapa och underhålla ett effektivt arbetsområde kommer att löna sig i stort.Reklam

Istället för att spendera tid på att leta efter saker och blanda högar kan du spendera din tid ... ja ... arbetssätt och du kommer att njuta av att vara rörig!

Mer organiserande hack

• Hur du organiserar ditt liv: 10 vanor hos riktigt organiserade människor
• Hur du förvränger ditt liv och minskar stress (den ultimata guiden)
• En fråga för att hjälpa dig att lyckas med allt

Utvalda fotokrediter: Alesia Kazantceva via unsplash.com