20 tips för tidhantering för att öka din produktivitet

20 tips för tidhantering för att öka din produktivitet

Ditt Horoskop För Imorgon

Är du vanligtvis punktlig eller sen? Avslutar du saker inom den tid du föreskriver? Inlevererar du dina rapporter / arbetar i tid? Kan du åstadkomma det du vill göra innan deadlines? Är du en bra tidschef?

Om ditt svar är nej på någon av frågorna ovan betyder det att du inte hanterar din tid så bra som du vill. Här är 20 tips för tidshantering som hjälper dig att hantera tiden bättre:



1. Skapa en daglig plan

Planera din dag innan den utvecklas. Gör det på morgonen eller ännu bättre, natten innan du sover. Planen ger dig en bra översikt över hur dagen kommer att gå ut. På det sättet blir du inte otrogen. Ditt jobb för dagen är att hålla dig till planen så bra som möjligt.



Här är Hur man skapar en att göra-lista som ökar din produktivitet .

2. Peka en tidsgräns för varje uppgift

Var tydlig att du måste avsluta X-uppgiften kl. 10, Y-uppgiften kl. 15 och Z-posten kl. Detta förhindrar att ditt arbete drar vidare och äter i tid som är reserverad för andra aktiviteter.

3. Använd en kalender

Att ha en kalender är det mest grundläggande steget för att hantera dina dagliga aktiviteter. Om du använder Outlook eller Lotus-anteckningar kommer kalendern som en del av din e-postprogramvara.



Jag använder det. Det är ännu bättre om du kan synkronisera din kalender med din mobiltelefon och andra hårdvaror du använder - på det sättet kan du komma åt ditt schema oavsett var du är. Här är 10 bästa kalenderappar för att hålla dig på rätt spår .

Ta reda på fler tips om hur du använder kalendern för bättre tidshantering här: Hur man använder en kalender för att skapa tid och utrymme



4. Använd en arrangör

En arrangör hjälper dig att hålla koll på allt i ditt liv. Det är ditt centrala verktyg för att organisera information, att göra-listor, projekt och andra diverse saker.Reklam

Dessa Topp 15 appar och verktyg för tidshantering kan hjälpa dig att organisera bättre, välj en som passar dina behov.

5. Känn dina deadlines

När behöver du slutföra dina uppgifter? Markera tidsfristerna tydligt i din kalender och arrangör så att du vet när du behöver avsluta dem.

Men se till att du inte gör dessa 10 vanliga misstag när du ställer in deadlines.

6. Lär dig att säga nej

Ta inte på dig mer än du klarar. För distraktioner som kommer in när du gör andra saker, ge ett fast nej. Eller skjut upp det till en senare period.

Leo Babauta, grundaren av Zen Habits har goda insikter om hur man säger nej: Den mjuka konsten att säga nej

7. Mål att vara tidigt

När du siktar på att vara i tid kommer du antingen att vara i tid eller sent. Ofta kommer du att vara sen. Men om du vill vara tidig kommer du troligtvis att vara i tid.

För möten, sträva efter att vara tidig. För dina tidsfrister, skicka dem tidigare än vad som krävs.

Lär dig av dessa tips om hur man förbereder sig för att vara tidig , istället för precis i tid.

8. Time Box dina aktiviteter

Detta innebär att du begränsar ditt arbete till X tid. Varför tidsboxning är bra för dig? Här är tio skäl till varför du bör börja tidsboxning.Reklam

Du kan också läsa mer om hur du gör tidsboxning här: Få vad som görs genom att schemalägga tidsblock

9. Ha en klocka synligt placerad före dig

Ibland är vi så engagerade i vårt arbete att vi tappar tid. Att ha en enorm klocka framför dig kommer att hålla dig medveten om tiden just nu.

10. Ställ in påminnelser 15 minuter innan

De flesta kalendrar har en påminnelsefunktion. Om du har ett viktigt möte att delta, ställ in alarmet 15 minuter innan.

Du kan lära dig mer om hur påminnelser hjälper dig att komma ihåg allt i den här artikeln: Betydelsen av påminnelser (och hur man gör en påminnelse som fungerar)

11. Fokus

Multitaskar du så mycket att du bara inte får göra något? Om så är fallet, fokusera bara på en nyckeluppgift åt gången. Multitasking är dåligt för dig .

Stäng alla applikationer som du inte använder. Stäng av flikarna i din webbläsare som tar bort din uppmärksamhet. Fokusera bara på vad du gör. Du blir effektivare på det sättet.

Lifehacks VD har skrivit en definitiv guide om hur man fokuserar, lär sig tipsen: Hur man fokuserar och maximerar din produktivitet (den definitiva guiden)

12. Blockera distraktioner

Vad distraherar dig i ditt arbete? Snabbmeddelanden? Ringer telefonen? Sms-meddelanden dyker upp?

Jag använder nästan aldrig chatt nuförtiden. De enda tillfällen när jag loggar in är när jag inte tänker göra något arbete. Annars blir det mycket distraherande.Reklam

När jag gör ett viktigt arbete stänger jag också av min telefon. Samtal under den här tiden spelas in och jag kontaktar dem efteråt om det är något viktigt. Detta hjälper mig att koncentrera mig bättre.

Hitta fler tips om hur man minimerar distraktioner för att uppnå mer i Hur man minimerar distraktion för att få saker gjort

13. Spåra din tid

När du börjar spåra din tid är du mer medveten om hur du spenderar din tid. Du kan till exempel ställa in en enkel nedräkningstimer för att se till att du avslutar en uppgift inom en tidsperiod, säg 30 minuter eller 1 timme. Tidspressen kan driva dig att hålla fokus och arbeta mer effektivt.

Du kan hitta mer appar för tidsspårning här och välj en som fungerar för dig.

14. Bråka inte om viktiga detaljer

Du får aldrig allt gjort precis som du vill. Att försöka göra det är ineffektivt.

Att försöka vara perfekt gör mer skada än nytta, lär dig här om hur perfektionism dödar din produktivitet och hur man kan dike perfektionismens tankesätt.

15. Prioritera

Eftersom du inte kan göra allt, lär dig att prioritera det viktiga och släpp resten.

Tillämpa 80/20-principen som är en nyckelprincip i prioritering. Du kan också använda den här tekniken för att prioritera allt på din tallrik: Hur man prioriterar rätt på 10 minuter och arbetar 10 gånger snabbare

16. Delegat

Om det finns saker som bättre kan göras av andra eller saker som inte är så viktiga, överväga att delegera. Detta tar bort en belastning och du kan fokusera på de viktiga uppgifterna.Reklam

När du delegerar en del av ditt arbete frigör du din tid och uppnår mer. Lär dig mer om hur du effektivt delegerar arbeten i den här guiden: Hur man delegerar arbete (den slutgiltiga guiden för framgångsrika ledare)

17. Gruppera liknande uppgifter tillsammans

För relaterat arbete, gruppera dem tillsammans.

Till exempel kan mitt arbete kategoriseras i dessa kärngrupper:

  1. skriva (artiklar, min kommande bok)
  2. coaching
  3. verkstadsutveckling
  4. affärsutveckling
  5. administrativ

Jag satsar alla relaterade uppgifter tillsammans så att det blir synergi. Om jag behöver ringa samtal tilldelar jag en tidslucka för att ringa alla mina samtal. Det effektiviserar verkligen processen.

18. Eliminera dina tidsförlorare

Vad tar din tid bort ditt arbete? Facebook? Twitter? E-postkontroll? Sluta kontrollera dem så ofta.

En sak du kan göra är att göra det svårt att kontrollera dem - ta bort dem från webbläsarens snabblänkar / bokmärken och stoppa dem i en svåråtkomlig bokmärkesmapp. Ersätt dina webbläsares bokmärken med viktiga arbetsrelaterade webbplatser.

Även om du fortfarande kommer att kontrollera FB / Twitter kommer du att finna att det är lägre än tidigare.

19. Klipp av när du behöver

Den främsta anledningen till att saker överskrids är att du inte skär av när du måste.

Var inte rädd för att fånga i möten eller dra en gräns för avskärning. Annars kommer det aldrig att bli något slut och du äter bara tiden för senare.Reklam

20. Lämna buffertiden däremellan

Packa inte allt tätt ihop. Lämna en buffertid på 5-10 minuter mellan varje uppgift. Detta hjälper dig att avsluta den tidigare uppgiften och börja med nästa.

Fler tidshanteringstips

Utvalda fotokrediter: Unsplash via unsplash.com

Kalorikalkylator