Problemlösning är processen att granska alla element i ett problem så att du kan komma till en lösning eller fixa den. Steg för problemlösning täcker flera aspekter av ett problem som du kan samla för att hitta en lösning. Oavsett om det är i en grupp tillsammans eller oberoende, förblir processen densamma, men inställningen och stegen kan skilja sig åt.

För att hitta en problemlösning tillvägagångssätt som fungerar för dig, ditt team eller ditt företag, måste du ta hänsyn till den miljö du befinner dig i och personligheterna omkring dig.

Att känna karaktärerna i rummet hjälper dig att välja den bästa metoden för att försöka komma till den bästa lösningen.

Innehållsförteckning

1. 5 Steg för problemlösning
2. 4 tekniker för att uppmuntra problemlösning
3. Poängen
4. Fler tips om problemlösning

5 Steg för problemlösning

Oavsett vad problemet är, för att lösa det, måste du nästan alltid följa dessa problemlösningssteg. Att missa något av dessa steg kan orsaka att problemet antingen kommer att dyka upp igen eller att lösningen inte implementeras korrekt.

När du väl känner till dessa steg kan du sedan bli kreativ med den metod du tar för att hitta de lösningar du behöver.

1. Definiera problemet

Du måste definiera och förstå problemet innan du börjar, oavsett om du löser det självständigt eller som en grupp. Om du inte har en enda bild av vad problemet är kan du åtgärda något som inte behöver åtgärdas, eller så kan du åtgärda fel problem.

Spendera tid på att utarbeta problemet, skriv ner det och diskutera allt så att du är klar över varför problemet uppstår och vem det påverkar.

2. Tänk

När du har klarlagt problemet måste du börja funderar på alla möjliga lösningar . Det är här du går stort och brett, eftersom du vill komma med så många alternativa lösningar som möjligt.Ta inte bara den första idén; bygg ut så många du kan genom aktivt lyssnande, ju ju mer du skapar, desto mer sannolikt hittar du en lösning som har bäst inverkan på teamet.

3. Bestäm en lösning

Oavsett vilken lösning du väljer individuellt eller som ett team, se till att du tänker på effekterna på andra om du implementerar den här lösningen. Ställ frågor som:

• Hur kommer de att reagera på denna förändring?
• Behöver de ändra något?
• Vem behöver vi för att informera om denna förändring?

4. Implementera lösningen

I detta skede av problemlösning, var beredd på feedback och planera för detta. När du lanserar lösningen, begär feedback om framgången med den ändring som gjorts.

5. Granska, Iterera och förbättra

Att göra en förändring bör inte vara en engångsåtgärd. Spendera tid på att granska resultaten av förändringen för att se till att den har fått den inverkan som krävs och uppfyller de önskade resultaten.Reklam

Gör ändringar vid behov så att du kan förbättra den implementerade lösningen ytterligare.

4 tekniker för att uppmuntra problemlösning

Varje individ eller team kommer att ha olika behov och kan behöva en annan teknik för att uppmuntra vart och ett av problemlösningstegen. Prova en av dessa för att stimulera processen.

1-2-4 All Approach + Röstning

1-2-4-All är ett bra problemlösningssätt som kan fungera oavsett hur stor gruppen är. Alla är inblandade och du kan generera en mängd idéer snabbt.

Idéer och lösningar diskuteras och organiseras snabbt, och det som är bra med detta tillvägagångssätt är att deltagarna äger sina idéer, så när det gäller att implementera lösningarna har du inte mer arbete för att få inköp.

Som facilitator måste du först presentera gruppen med en fråga som förklarar problemet eller situationen. Till exempel, vilka åtgärder eller idéer skulle du rekommendera för att lösa företagets brist på tysta arbetsområden?

1

Med frågan klar för alla att se, spenderar gruppen sedan 5 minuter på att reflektera över frågan individuellt. De kan skriva ner sina tankar och idéer på Post-Its.

två

Be nu deltagarna hitta en eller två andra personer att diskutera sina idéer och tankar med. Be gruppen flytta för att hitta en partner så att de kan blanda sig med nya människor.

Be paren spendera 5 minuter på att diskutera sina delade idéer och tankar.

4

Sätt sedan gruppen i grupper om två eller tre par för att skapa grupper på 4-6. Varje grupp ska inte vara större än sex eftersom chansen för att alla ska kunna minska minskar.

Be gruppen diskutera en intressant idé som de har hört i tidigare omgångar, och varje gruppmedlem delar en vardera.

Gruppen måste sedan välja sin föredragna lösning på problemet. Detta behöver inte röstas om, bara en som fick mest resonans med gruppen.Reklam

Be sedan om tre åtgärder som kan vidtas för att genomföra denna förändring.

Allt

För alla tillbaka tillsammans som en grupp och ställ öppna frågor som Vad är det som du diskuterade som stod ut för dig? eller finns det något du ser annorlunda efter dessa diskussioner?

I slutet av sessionen har du flera metoder för att lösa problemet, och hela gruppen kommer att ha bidragit till framtida lösningar och förbättringar.

Lightning Decision Jam

Lightning Decision Jam är ett utmärkt sätt att lösa problem tillsammans och komma överens om en lösning eller ett experiment du vill prova direkt. Det uppmuntrar beslutsfattande i teamet, men samtidigt kan individen få sina idéer och feedback.^[1]

Om du som ett team har ett visst område som du vill förbättra, till exempel kontorsmiljön, är detta tillvägagångssätt perfekt att integrera i stegen för problemlösning.

Tillvägagångssättet följer en enkel slinga.

Gör en anteckning - Stick den på väggen - Rösta - Prioritera

Med hjälp av klisterlappar identifierar tekniken stora problem, uppmuntrar lösningar och öppnar gruppen för diskussion. Det gör att varje lagmedlem kan spela en aktiv roll för att identifiera både problem och sätt att lösa dem.

Att göra tankekartor

Mind mapping är ett fantastiskt visuellt tänkande verktyg som låter dig få liv till problem genom att bygga ut anslutningarna och visualisera de relationer som utgör problemet.

Du kan använda en tankekarta för att snabbt utöka problemet och ge dig själv en fullständig bild av orsakerna till problemet, samt lösningar^[2].

Reklam

Målet med en tankekarta är att förenkla problemet och länka orsakerna och lösningarna till problemet.

För att skapa en tankekarta måste du först skapa det centrala ämnet (nivå 1). I det här fallet är det problemet.

Skapa sedan de länkade ämnena (nivå 2) som du placerar runt och anslut till huvudcentret med en enkel linje.

Om det centrala ämnet är Klienten ändrar sig alltid i sista minuten kan du ha länkat ämnen som:

• Hur ofta händer detta?
• Varför gör de det här?
• Vad ber de om?
• Hur ber de om det?
• Vilken inverkan har detta?

Genom att lägga till dessa länka ämnen kan du börja bygga ut de viktigaste orsakerna till problemet eftersom du kan börja se hela bilden av vad du behöver fixa. När du väl är nöjd med att du har täckt bredden av problemet och dess problem kan du börja tänka på hur du ska lösa det med problemlösningstegen.

Börja nu lägga till underämnen (nivå 3) som länkar till vart och ett av nivå 2-ämnena. Det är här du kan börja gå vidare med lösningar och idéer för att lösa problemet.

För varje länkat ämne (nivå 2), börja tänka på hur du kan förhindra dem, mildra dem eller förbättra dem. Eftersom detta bara är idéer på papper, skriv ner allt som kommer att tänka på, även om du tror att klienten aldrig kommer att gå med på det!

Ju mer du skriver ner, desto fler idéer får du tills du hittar en eller två som kan lösa huvudproblemet.

När du har slut på idéer, ta ett steg tillbaka och markera dina favoritlösningar att ta fram och genomföra.

De 5 varför

De fem varför kan låta lite kontroversiella, och du bör inte prova detta utan att förbereda laget i förväg.

Att fråga varför är ett bra sätt att gå djupt in i roten till problemet för att få individen eller laget att verkligen tänka på orsaken. När ett problem uppstår har vi ofta förutfattade idéer om varför detta problem har inträffat, vilket vanligtvis bygger på våra erfarenheter eller övertygelser.Reklam

Börja med att beskriva problemet, och sedan kan handledaren fråga varför? fem gånger eller mer tills du kommer till roten till problemet. Det är tufft först att fortsätta att bli frågad varför, men det är också tillfredsställande när du kommer till roten till problemet^[3].

Som en facilitator, även om det grundläggande tillvägagångssättet är att fråga varför, måste du vara försiktig så att du inte guidar deltagaren en enda rutt.

För att hjälpa till med detta kan du använda en mind map med problemet i centrum. Ställ sedan en varför fråga som kommer att resultera i flera sekundära ämnen kring det centrala problemet. Att ha den här visuella representationen av problemet hjälper dig att bygga ut mer användbara varför frågor kring det.

När du väl har kommit till roten till problemet, glöm inte att vara tydlig i åtgärderna för att sätta en korrigering på plats för att lösa det.

Läs mer om hur du använder de fem varför här .

Poängen

För att åtgärda ett problem måste du först vara i en position där du förstår det till fullo. Det finns många sätt att misstolka ett problem, och det bästa sättet att förstå dem är genom konversation med teamet eller individer som upplever det.

När du väl är anpassad kan du börja arbeta med de lösningar som får störst effekt genom effektiva problemlösning.

För de mer betydelsefulla eller svåra problemen att lösa är det ofta lämpligt att dela upp lösningen i mindre åtgärder eller förbättringar.

Testa dessa förbättringar i korta iterationer och fortsätt sedan samtalen för att granska och förbättra lösningen. Genom att implementera alla dessa steg hjälper du dig att lösa problemen och hitta användbara lösningar varje gång.

Fler tips om problemlösning

• De enklaste sätten att förbättra dina problemlösningar
• Hur man använder de 5 varför för att komma till orsaken till eventuella problem
• Kreativt problemlösning: Skapa mening från motstridiga idéer

Utvalda fotokrediter: You X Ventures via unsplash.com Reklam

Referens