5 TEKNIKER FÖR ATT TA ITU MED ETT UPPTAGET SCHEMA (OCH SKAPA MER TID)

Upptagen scheman är inte atypiska för dem som arbetar heltid på kontor. Så mycket att frasen jag hatar att arbeta kan vara en vanlig sak som går igenom dig om du tycker att arbetet tar ditt liv och att du inte har tid för något annat.

Men tänk om jag sa att det fanns ett sätt att få mer tid?

Moderna arbetare lever i en värld där det är upptagen att sättas på en piedestal. Det finns en vanlig missuppfattning att ju mer arbete du går med på och desto mer upptagen med uppgifter du är, desto mer kommer det att visa för din chef och kollegor hur mycket du är en dedikerad arbetare.

Men oftast är det helt enkelt en missuppfattning. Bara för att ditt schema är upptaget betyder det inte nödvändigtvis att du är produktiv . Och hur mycket värde ger du om du inte är produktiv?

Att känna till skillnaden mellan upptagenhet och produktivitet är grunden för att kunna hantera ditt hektiska arbetsschema för att skapa mer tid.

Medan du är upptagen hänvisar du till att ha mycket på din tallrik, vara produktiv innebär att uppnå effektiva resultat på så kort tid som möjligt. Det senare kan leda till en högre chans för mer tid att njuta fritt.

Att ha ett hektiskt schema kan inte bara göra att du känner dig överväldigad och stressad, men det kan också göra att du känner dig besegrad och utan motivation att fortsätta och slutföra dina uppgifter efter bästa förmåga.Reklam

Även om de flesta av er kanske inte kan kontrollera mängden uppgifter som tilldelats er, finns det sätt som kan hjälpa dig att hantera dessa uppgifter så att du inte spenderar all din tid upptagen med dem.

Att skapa mer tid kräver ingen magisk geni eller tidsmaskin. Det är lättare än så. Allt du behöver är tekniker som du kan använda så i stället för att bli överväldigad och översvämmad av uppgifter kan du tackla ditt schema produktivt.

Förutom teknikerna nedan har Lifehack fått dig 4-stegsguide för att skapa mer tid på ett upptaget schema . Det är en gratis guide som hjälper dig att prioritera din dagliga efterfrågan och sluta vara för upptagen!Ta en gratis guide.

Låt oss nu dyka in i de 5 teknikerna för att ta itu med ett hektiskt schema.

1. Prioritera

Om du inte redan prioriterar dina uppgifter gör du allt fel!

Att prioritera uppgifterna i ditt schema är ett bra sätt att hantera det eftersom det belyser vad som måste göras först. Och att känna till den här informationen kan hjälpa dig att hantera din tid och se till att du uppfyller alla dina tidsfrister.

En prioritering du kan försöka är äter grodan . En metod som populärt myntades av Brian Tracy i sin bok, Ät den grodan! 21 fantastiska sätt att sluta fördröja och göra mer gjort på kortare tid , det kräver inte att du konsumerar amfibier, utan det uppmuntrar dig att ta itu med din största uppgift först.Reklam

Tanken bakom det är att när du får den största uppgiften ur vägen kommer känslan av prestation att vara så stor att du kommer att motiveras att slutföra resten av dina uppgifter för dagen utan problem, vilket skapar en typ av dominoeffekt .

2. Åtag inte för mycket

Om du är den typ av person som säger ja till varje förfrågan som kastas mot dig, är det inte konstigt att du har ett hektiskt schema. Att hitta dig själv att ta på dig fler uppgifter och skyldigheter än du kan leverera kan leda dig till att jag hatar att arbeta mentalitet.

Även om man säger nej kanske inte kommer naturligt för vissa människor, är det en färdighet som bör utvecklas om du vill se till att du arbetar inom dina gränser. Överdrivet engagemang för saker kan sträcka ut dig tunt och orsaka ökat tryck och stress.

Du kanske har svårt att säga nej till din chef, men lita på mig, att säga nej från början kommer att göra dem mindre besvikna än om du tar på dig något och inte levererar det till sin fulla potential.

Även om avslag på uppgifter och skyldigheter skapar mer tid för dig, är det alltid bra att komma ihåg att innan du automatiskt säger nej till varje begäran, bör du först bedöma vad du frågar. Du vet aldrig, det kan finnas några saker som inte tar för mycket av din tid som skulle vara värda din tid.

Lär dig Leo Babautas råd om Den mjuka konsten att säga nej .

3. Håll dig organiserad

Att planera, samordna och ha ett system på plats är avgörande för att produktivt hantera ett hektiskt schema.Reklam

Hur du håller ordning är naturligtvis helt upp till dig. Oavsett om det innebär att ett fullständigt uppgiftshanteringssystem implementeras eller en enkel daglig att göra-lista skriven på ett papper, kan du visualisera ditt schema hjälpa dig att hålla ordning och hålla koll på allt.

Det kan också säkerställa att du inte glömmer en viktig uppgift. Att vara upptagen av ett hektiskt schema kan innebära att du av misstag kan förbise saker. Det kan också hjälpa dig att vara beredd på oväntade överraskningar eller ändringar i sista minuten så att det inte saktar ner ditt arbetsflöde.

Kom ihåg att det som kanske fungerar för din kollega kanske inte fungerar för dig. Så bara för att du inte har det senaste, moderna schemaläggningssystemet gör det inte ditt sätt att organisera mindre giltigt.

4. Delegera

Om du har förmågan att göra det är delegering av uppgifter ett annat sätt att hantera ett hektiskt schema. Att veta hur man gör effektivt delegera är en viktig färdighet som alla i vilken ledarställning som helst bör ha. Inte bara kommer det att minska din arbetsbelastning utan det kommer också att frigöra din tid så att du kan spendera den på något du tycker om.

Det finns mer till effektiv delegering än att skrika ut order. Till exempel måste du identifiera vilken typ av färdigheter som behövs för att slutföra uppgiften och sedan avgöra vem som är bäst att göra det. Detta kräver att du känner till dina anställda och / eller kollegor. Du måste också se till att du ger tydliga instruktioner så att du undviker att behöva göra om uppgiften eftersom den inte gjordes korrekt första gången.

Uppgiftsdelegering gynnar dig inte bara. Det kan hjälpa någon annan att förvärva nya färdigheter som kan vara användbara för dem i framtiden. Men innan du börjar delegera, se alltid om det finns uppgifter som du kan eliminera helt. Det är ingen mening att ge någon annan ansvar om det verkligen inte behöver göras i första hand. Du vill skapa mer tid för alla i företaget, inte bara för dig själv!

5. Ta pauser

Riskerna med ett hektiskt schema är att det kan leda till stress, utmattning och en minskning av produktiviteten. det är därför det är viktigt att ta med raster i ditt schema. Detta avser särskilt människor som arbetar framför datorer eftersom de riskerar att leda stillasittande livsstil.Reklam

Att ta regelbundna raster är avgörande för att bibehålla din hälsa och ditt välbefinnande. För mycket stress och utmattning kan leda till allvarliga hälsoproblem som att drabbas av yrkesmässig utbrändhet,^[1]som nu erkänns som ett legitimt syndrom som enbart orsakas på arbetsplatsen.

Fördelarna med att ta regelbundna pauser medan du arbetar är att även om det kan verka som om du är kontraproduktiv när du försöker skapa mer tid genom att bibehålla din hälsa och ditt välbefinnande, ökar du faktiskt din energi och produktivitetsnivåer.

Det tar bara så lite som ett 30 sekunders mikrobrott för att förbättra mental skärpa med 13%! Dessutom minskar du också risken för att få en sjukdom som kan leda till avsevärd tid från kontoret.

Poängen

Att ha ett hektiskt schema kan göra det enkelt att fastna i jobbet och glömma bort de andra sakerna i ditt liv. När det rör sig om mängden saker du har på gång handlar produktiviteten om hur bra du tar hand om dina uppgifter så att du kan uppnå så mycket du kan på så kort tid som möjligt.

Genom att tillämpa ovanstående 5 tekniker kan du hantera ditt schema mer produktivt; du är också ett steg närmare att utrota uppfattningen att jag hatar att arbeta helt från ditt sinne eftersom du kommer att märka att ditt schema frigörs.

Du kommer att kunna spendera den skapade tiden på de saker som är viktigast för dig.