HUR DU ORGANISERAR INFORMATION OCH STÄDAR DINA TANKAR

Över 4 miljoner blogginlägg publiceras varje dag.^[1]Det är mycket information och den blir bara större. Medan de allra flesta inte läser så många blogginlägg, konsumerar människor fortfarande mycket information.

Kanske inte via blogginlägg utan via sociala medier och nyheter. Men det förändrar inte det faktum att vårt intag av information är större nu. Och vissa människor har kallat de problem som vi står inför med detta större intag av information som information överbelastning . Det finns alla typer av strategier som hjälper oss att mildra, men vad ska vi göra på fel sätt? Vad händer om problemet beror på att vi inte vet hur vi ska organisera information?

Jag tror att det är fallet när vi överväger vårt eget beteende kring information. Detta förklarar i sin tur varför vi behöver organisera information och hitta metoder för att göra det effektivt.

Det finns inget fel med mängden tillgänglig information, men det är upp till oss att avgöra hur vi använder den. I så många fall har människor inte haft någon självkontroll eller att de inte har brytt sig om att lära sig att organisera information. Detta faktum bland några andra orsaker är varför detta är viktigt.

Vi har vuxit beroende av att konsumera information

Som Karol Krol helt enkelt uttryckte i en artikel på Lifehack :

Det enda faktum att det finns mer och mer information som publiceras online varje dag är inte det faktiska problemet. Endast kvalitetsinformationen blir problemet.Mängden episkt innehåll på Internet idag är så stor att det är praktiskt taget omöjligt för oss att smälta allt. Men vi försöker ändå.

Detta skapar en situation där vi ständigt smälter information främst på grund av vi har fått veta detta . Även om vi aldrig tillämpar den informationen i våra egna liv.

Allt detta beteende liknar tanken på att delta i seminarier som motiverande talare eller tanke ledare är värd för. Människor går ut ur dessa seminarier och de flesta övar aldrig det de lärde sig.^[två]

Att konsumera information på egen hand är inte så annorlunda.Reklam

För mycket information skapar röran

För ett tag sedan förklarade jag ett scenario där du läser och fokuserar på en bok på bussen. Plötsligt sitter någon nära dig och är mitt i ett högt personligt samtal om sin väns kärleksliv.

Även om du är en åskådare i det samtalet, är det fortfarande information och kan skapa mycket röran. Det liknar att ha andra distraktioner på skrivbordet som drar dig bort från jobbet eller någon annan produktiv aktivitet.

Men en annan aspekt som jag misslyckades med att ta upp är att röran kan finnas från uppbyggnad också. När det gäller information kan läsa flera artiklar om samma ämne skapa mycket röran.

Vilken typ av information är viktig?

Detta inlägg sa att detta är viktigt medan ett annat inlägg sa att det inte var viktigt. Vilken information är relevant här?

Vilken information ska du internalisera och tillämpa?

I slutändan skapar informationen buller och det kan vara svårt för oss att organisera den informationen baserat på våra känslor och nuvarande enheter.

Hur man organiserar information effektivt

Hur du organiserar information kan vara enkelt när du har en plan. Det finns också en mängd olika taktiker att överväga att använda för att bäst organisera information.

Men det viktigaste med information är hur mycket vi konsumerar är upp till oss. Vi har fullständig kontroll över vår informationsdiet och hur vi distribuerar den.Reklam

1. LATCH-principen

En effektiv metod är en som Richard Saul Wurman utvecklade 1996. I sin bok Informationsarkitekt , tog han en tidigare befintlig teori - Five Hat Racks - och formulerade det som kallas LATCH-principen.

Vad betyder det nu? Wurman förklarade:

Information kan vara oändlig, dock ... Organisationen av information är ändlig eftersom den bara kan organiseras med LATCH: Plats, Alfabetet, Tid, Kategori eller Hierarki.

I själva verket handlar denna metod om att organisera information i bredare bemärkelse. Du fokuserar inte så mycket på dina egna prioriteringar utan organiserar bättre din informationsdiet.

Enligt Wurman är detta den bästa metoden att organisera information främst för att han testade principen tusen gånger. Varje gång han försökte något annorlunda gick han direkt till en av de fem metoderna.

Han kan ha en partiskhet eftersom han är skaparen av denna princip, men det gör underverk. Jag hävdar detta på grund av två viktiga skäl:

Först måste du först ta bort många saker du inte behöver för att organisera något. När vi går tillbaka till röran skapar det mycket buller och distraherar oss från våra nuvarande mål och prioriteringar i livet.

För det andra är att organisera lindrar mycket ångest. Och för att kunna ordna ordentligt måste det finnas någon form av metod eller system. Det är inte riktigt att organisera om det inte finns någon metod för hur du sorterar saker.

Det är här LATCH kommer in. LATCH erbjuder fem metoder som vi kan välja mellan för att organisera vad som helst i våra liv:Reklam

Plats kan användas i olika situationer. Det liknar att ge vägbeskrivning. Vi fokuserar på det mest relevanta för att vara inom räckhåll. På samma sätt använder vi det också för att visa hur saker är kopplade till varandra.
Alfabet organiserar informationen alfabetiskt. Detta kan vara till hjälp när du organiserar en lista över personer och statistik. Eller kanske en ordlista med industrilingo eller officiella dokument.
Tid fungerar bra med kommunikation. Information som kretsar kring att planera möten eller organisera projekt. Det är bra att använda den här metoden när du tillhandahåller instruktioner steg för steg eller när saker måste vara i kronologisk ordning.
Kategori är metoden att organisera information efter likhet eller släkt. Tänk tillbaka på samlingslistorna jag nämnde tidigare.
Hierarki handlar om att organisera information som används kollektivt för att jämföra saker. Tänk på t-shirtstorlekar eller hur du skulle betygsätta mat eller en produkt eller tjänst. Alla använder samma mått för att organisera information.

Medan folk i de flesta situationer skulle ha flera hattar, kvarstår faktum att vi instinktivt använder minst en av dessa metoder. Oavsett om vi organiserar information eller samlar in den, är LATCH-metoden vägen att gå.

2. Mind Mapping

Mind mapping är en metod för att fånga tankar och organisera dem på ett visuellt sätt. I branschen har det varit ett slags slagord trots att få människor faktiskt förklarar vad det betyder eller hur man gör ett.

Den övergripande idén med mind mapping är att skapa en detaljerad att göra-lista. Du har dagliga uppgifter som du vill utföra, men det går ett steg längre.

Mind mapping uppmuntrar dig att tänka längre sikt, till exempel vad du vill göra på fem år med något i ditt liv. Det adresserar inte till stor del intaget av daglig information, men detta är ett extremt effektivt verktyg för att organisera det som betyder mest för dig.

Detta bekämpar överbelastning av information eftersom det ger dig ett annat sätt att utvärdera information. Om det är relevant för dina mål och önskningar, anteckna det. Om inte, ta bort det från ditt sinne.

Här är en guide som hjälper dig att starta tankekartläggning: Hur man använder en Mind Map för att organisera ditt liv

3. Skapa listor

Förutom att använda ovanstående ramar kan du börja med en enkel vana att använda post-it-anteckningar eller stort anteckningsblock för att skapa en serie listor. Gör en att göra-lista varje dag och använd den för att organisera de viktigaste uppgifterna för dig att slutföra den dagen.

Om du känner behov av att lägga till rutinartiklar, gör en separat lista med dem. Hur som helst, listor hjälper till att organisera vad som måste göras och ger dig också en känsla av tidshantering. När allt kommer omkring vet du ungefär hur lång tid något borde ta dig att slutföra.

4. Skapa samlingar

Liknar listorna, gör också samlingar. Vad jag menar med detta är att lägga anteckningarna som du gör i specifika grupper av information. Om du till exempel har mycket information om affärsidéer eller möjligheter, skriv dem i en bok eller placera dem i ett digitalt dokument. Håll det åtskilt från din lista över självförbättrings- och tankesättstips.Reklam

Konsolidera också dessa samlingar. Släng ut den information du inte längre behöver eller har provat tidigare.

5. Prioritera viktig information

De flesta gånger kommer blogginlägg att innehålla mycket viktig information. Om du är den typen som konsumerar mycket kommer det att bli svårt att hantera allt. Denna specifika strategi tar idén att göra listor till nästa nivå.

Tanken är att sammanfatta informationen eller placera nyckelpunkterna i en lista som du kan konsultera senare. Det behöver inte organiseras i en samling eller något. Tanken är att det blir lättare att smälta och bearbeta senare när din hjärna har energi.

Slutsats

I en värld där vi är beroende av att samla information i oss själva riskerar vi att bli distraherade och gå längre bort från våra sanna prioriteringar.

Genom att lära oss att organisera information bättre kan vi ta bort de saker vi inte behöver. Ännu bättre kan vi lära oss att prioritera saker som är viktigare för våra liv.

När vi börjar organisera information och vårt beteende får vi mer kontroll över våra liv och vad vi släpper in.