När stora livsförändringar eller störningar inträffar är tidshantering en av de första sakerna som flyger ut genom fönstret. I sådana situationer kan tiden förlora alla definitioner. Förståeligt, termerna brådskande och viktiga får nya betydelser.

I sin bok, De 7 vanorna hos mycket effektiva människor , Populariserade Steven Covey ett koncept som han kallar tidshanteringsmatrisen. Covey bryter ner tiden vi tillbringar medan vi är vaken i fyra kvadranter:

• Kvadrant 1 : Brådskande och viktigt. Exempel: att få hjälp i en medicinsk nödsituation eller att hindra ett litet barn från att springa i trafik.
• Kvadrant 2 : Inte brådskande, men viktigt. Exempel: få oljan i din bil bytt regelbundet eller uppfylla ett internt företagsmål för att svara meningsfullt på varje kundkontakt inom en timme.
• Kvadrant 3 : Brådskande, men inte viktigt. Exempel: en kollega som stannar för att fråga om företagets picknick eller svara på begränsade tidserbjudanden.
• Kvadrant 4 : Varken brådskande eller viktigt. Exempel: doomscrollning genom sociala medieflöden, svar på webbplatskommentarer från personer du inte känner till eller tv-binge-sessioner.

Här är matrisdiagrammet som illustreras av Sage Automation:^[1]

För att utnyttja dessa fyra kvadranter på bästa möjliga sätt måste vi vara brutalt ärliga om hur och till vad vi tilldelar Coveys villkor. Så här gör du:

1. Sätt en dollarfigur på din tid

Om du vill eliminera tidsförlorarna i ditt liv, börja behandla din tid som om det vore pengar. Att betrakta tid som en tillgång kan kännas som ett lite otydligt koncept. Att fästa dollartecken på dina timmar kommer att ge klarhet i bråttom.

Finansexpert Dave Ramsey föreslår att du spårar varje öre du tjänar genom att tilldela alla dina pengar till en kategori. Till exempel kan $ 1 000 av din nästa lön falla i kategorin hyror, $ 400 kan gå till livsmedel och så vidare.Reklam

Tills du börjar namnge och spåra din tid blir tidshantering inget annat än gissningar och magkänslor. Att kombinera Covey-tidshanteringsmatrisen och Ramsey-tekniken är det första steget mot att sätta dig själv i förarplatsen för tidsstyrning. Du kanske bestämmer att din tid har ett kontantvärde på $ 30 per timme. I slutet av en Netflix-binge ser du till exempel att du har spenderat 4,5 timmar. Det kommer till ett nettovärde på $ 135. Spela in detta i en daglig logg under underhållning.

Om du är som de flesta kommer ditt tydliga ögonblick troligen att komma fram till slutet av månaden när du summerar de dollarvärden som du har tilldelat dina olika livskategorier.

Medan du kanske har ryggat av de $ 135 som spenderats på en enda TV-binge, hur kommer du att känna dig när du upptäcker att du på en månad spenderade 1 485 $ i den kategorin? Som referenspunkt är din tillgängliga tidslager för en 31-dagars månad, förutsatt att 16 vaknar timmar om dagen, till $ 14 880. Arbetstimmarna ensamma har troligen tröttnat på något i intervallet 4500-6000 dollar.

Nu har du makten att ge verklig tydlighet när det gäller att hantera dina prioriteringar. Var det verkligen värt att titta på TV nästan 10% av dina totala vakningstimmar? Bara du kan svara på den här frågan.

2. Förbered dig på matrisframgång för tidshantering

Börja med att skriva ut varje uppgift

Vid det här laget är allt du försöker göra att tömma hjärnan. Spendera inte energi på att tänka på brådskande, viktiga eller deadline. Den delen kommer senare. För närvarande gör du bara ditt bästa för att få alla uppgifter att surra runt i hjärnan i ett kalkylblad eller på papper.

Använd de verktyg som fungerar bäst för dig så att du kan ladda ner dina tankar så snabbt som möjligt. Sluta inte förrän du är säker på att du har tagit allt.

Tilldela sedan en deadline till varje uppgift

Börja med att fylla i de tidsfrister som du vet ska vara i sten. För att upprätthålla hälsosamma relationer vill du prioritera de åtaganden du redan har gjort mot andra människor. Ställ in dina tidsfrister om möjligt före vad du har lovat - du kan behöva den här flex-tiden längre fram på vägen. Börja med ett tidshanteringsmål att vara känd som den typ av person som underutlovar och överlevererar.Reklam

Markera de uppgifter du vet är brådskande. Var försiktig med din tillämpning av termen brådskande. Det som verkar brådskande för dig kan vara av någon betydelse för din familj, vänner och kunder. Alla måste komma med en personlig arbetsdefinition men börja med att använda denna klassificering sparsamt.

Prioritera tidigare åtaganden när du klassificerar. Du kan alltid gå tillbaka och uppgradera en viss uppgift till den här statusen, men börja med att visa lite återhållsamhet. När allt kommer omkring, om allt är brådskande, kan ingenting vara riktigt brådskande.

Ordna om din lista efter betydelse

Det är här det verkligen kan löna sig att använda ett kalkylark istället för papper. Infoga en betydelsekolumn i kalkylarket eller välj en penna eller markör i en annan färg om du använder papper eller indexkort. Ge varje uppgift en viktighet från 1 (inte alls viktigt) till 100 (av yttersta vikt).

Jag gillar personligen att använda en skala från 1 till 100 på grund av granulariteten som den ger. Till exempel kan två uppgifter båda betygsätta en 8 på en skala från 1 till 10, men du kan skilja mellan en 82 och en 88 vid sortering.

3. Anslut ditt liv till tidshanteringsmatrisen

Ta ett steg tillbaka och titta på vad du har. Om du har gjort dina läxor bör du nu se alla dina uppgifter tillsammans med dess ranking för betydelse och brådskande.

Börja flytta varje uppgift till en av de fyra kvadranterna i tidshanteringsmatrisen. Börja med de uppenbara placeringarna. När de väl är på nätet kan du bedöma de nära samtal som legitimt kan hamna i någon av två kvadranter. Du kan börja rangordna artiklar i fråga om vikt eller brådskande, och det är bra. Du kanske inser att vissa uppgifter inte är så viktiga eller brådskande som du ursprungligen trodde.

F1: Underhåll en öppen landningsremsa

Försök att hålla så många saker ur den brådskande och viktiga kvadranten som möjligt. Det kanske inte är möjligt vid ditt första försök till tidshantering, men sätt ett långsiktigt mål att behålla lite öppet utrymme under Q1. Du kan åstadkomma detta genom att hantera uppgifter som visas i de andra tre kvadranterna så effektivt och effektivt som möjligt.Reklam

Till exempel kommer en upptagen startgrundare fortfarande att vilja hålla sig i form men inte ha timmar att spendera i gymmet. Wall Street Journal bästsäljande författare Dr. John Jaquish rekommenderar träning med varierande motstånd jämfört med tung styrketräning. Variabel motståndsträning har vetenskapligt visat sig ge bättre resultat för kondition på mycket kortare tid, säger Dr. Jaquish. Detta i kombination med en proteinrik diet kan ge företagare de resultat de vill ha utan att offra värdefulla timmar ur sin dag.

Uppenbarligen kan du få ett kundsamtal om 10 minuter från och med nu som omedelbart placerar något i Q1. Ingen planering eller förberedelse från din sida kunde ha hindrat den från att landa där, så det är inte ditt fel. Ditt jobb är att hålla landningsbanan tillgänglig för denna eventualitet.

F2: Slå ut dessa uppgifter med dedikerade tidsblock

Om något är viktigt har det goda chanser att så småningom bli brådskande. Med hjälp av oljebytexemplet vill du uppenbarligen ta itu med den här uppgiften innan din motor går igång. Om du inte gör det måste en Q2-uppgift plötsligt omklassificeras Q1, och du får en helt ny Q1 för att hålla den sällskap: Få en hyrbil.

Andra Q2-uppgifter blir kanske aldrig brådskande, men det minskar inte vikten av dessa större bildobjekt. Kanske har du förbundit dig att lära dig mer för att främja antiracism på arbetsplatsen, konstaterar författaren och Forbes-bidragsgivaren Dana Brownlee. Det målet kommer sannolikt inte att uppnås förrän och om du inte har blockerat tiden i din kalender proaktivt för att säkerställa att du tillägger nödvändig tid för det målet.^[två]

Utan ett medvetet försök att schemalägga dessa uppgifter kommer de att förbli för evigt ångrade.

Q3: Ställ några frågor till dina brådskande artiklar

Åtminstone ett problem med denna kategori är att brådskande uppgifter ofta maskeras som viktiga. Det är vanligt att förvirra de två, så det är viktigt att lära sig att göra denna skillnad. En text från en potentiell kund som du hoppas kunna landa är brådskande medan ett e-postmeddelande från din försäkringsagent som vill planera en årlig försäkringsgranskning antagligen kan vänta till fredag.

E-post, röstmeddelanden, textmeddelanden och andra former av omedelbar kommunikation har nästan alltid en känsla av brådska, men de kanske inte är viktiga. När du tittar på saker som har landat i Q3, fråga dig själv om du delar avsändarens känsla av brådskande eller inte. Det kan vara dags att avsluta prenumerationen på vissa grupper, individer eller nyhetsbrev för att minimera Q3-röran.Reklam

F4: Gör det mesta av dina inte brådskande, inte viktiga aktiviteter

Q4 är kvadranten varje förväntad tidschef gillar att dumpa på, men var inte så hastig. Medan du definitivt vill eliminera regelbunden tid suger, är det också kvadranten där stilleståndstid lever. Snarare än att lova att svära av alla Q4-aktiviteter helt, få ut det mesta av dem du deltar i.

Börja först med att eliminera eller delegera uppgifter som inte bäst utnyttjar din tid. Visst, den rapporten måste omformateras, men en praktikant kan sannolikt göra det åt dig. Använd säljprogramvara för att automatisera dina e-postmeddelanden så att du inte behöver skicka dem alla själv.

När det gäller att ta en paus, var medveten om aktiviteter som gör att du känner dig uppdaterad och de som gör att du känner dig dränerad. Säg ja till den promenaden i skogen och nej till att argumentera med främlingar på sociala medier. Genom att välja dina fritidsaktiviteter klokt får du ut det mesta av din Q4-dollar.

Slutgiltiga tankar

Coveys tidshanteringsmatris är ett enormt verktyg att använda när du känner att ditt schema styr dig istället för tvärtom. Din framgång kommer sannolikt att komma ner till hur ärlig du är mot dig själv när du tilldelar etiketter.

Var inte rädd att fråga dig själv, är det verkligen brådskande? Du måste också göra skarpa skillnader mellan vad som är viktigt för dig och vad som är viktigt för någon annan. Det är alltför lätt att acceptera någon annans märkning som är viktig eller brådskande okritiskt.

Det finns en trevlig plats för tidsstyrning som ger dig full kontroll över ditt schema utan att tänka på det. I synnerhet entreprenörer kommer att behöva ta med viss flexibilitet i sina scheman så att de kan dra nytta av Q1-möjligheter som dyker upp utan förvarning. För mycket flex, dock, och du kommer att slösa bort tid. När du anpassar teknikerna från Covey och Ramsey för att passa ditt liv, ge dig själv lite nåd att göra misstag och justera efter behov. Du kommer dit.

Fler tips för effektiv tidshantering

• 10 praktiska sätt att förbättra tidhanteringsfärdigheter
• 10 beprövade tidshanteringsfärdigheter du bör lära dig idag
• Hur man ökar produktiviteten: 9 grundregler

Utvalda fotokrediter: utforskning # via unsplash.com Reklam

Referens