Att driva ett företag kan bli hektiskt på grund av alla aspekter som ingår i det. Det kan vara tidskrävande; och tid är pengar. Och om du inte vill bli överväldigad av det extra ansvaret måste du anställa extra interna anställda, vilket kommer att kosta ännu mer pengar.

Du kan lindra en del av den extra stressen genom att automatisera ditt företag så att du kan fokusera på den viktigaste uppgiften - intäkterna. Nedan listas några sätt som kan hjälpa dig att göra ditt företag mer effektivt.

1. Ställa in ditt företag

När du automatiserar ditt företag bör du titta på sätt att effektivisera affärsfunktionerna. Vilka metoder vill du förbättra? Vilka uppgifter är repetitiva och kan påskyndas genom automatisering? Dokumentera hur mycket tid och pengar det faktiskt tar för att utföra dessa uppgifter utan att automatisera, mot att automatisera, för att se hur effektiva dina resultat är.

Du kan använda batchbearbetning - gruppera aktiviteter för att göra dem på en gång - vilket kan spara tid istället för att sprida det hela dagen. Du kan gruppbearbeta e-post, fakturering, interaktion med sociala medier och lagerbeställning.Reklam

Att ha en positiv inställning kan också förbättra ditt företag genom att arbeta för att se var förbättringar kan göras istället för att bara nöja sig med dina nuvarande processer. Du bör alltid försöka hitta sätt att förbättra ditt företag och säkerställa optimal effektivitet.

2. Marknadsföring online

I denna tidsålder, där teknik och sociala medier reglerar, bör du hitta sätt att använda detta till ditt företags fördel. Du vet att det är viktigt att känna ditt företag men också mycket tidskrävande.

För att göra detta effektivt kan du använda batchbearbetning tillsammans med andra onlineverktyg. Populära verktyg för e-postmarknadsföring inkluderar AWeber , Vision6 och Mailchimpans . E-postmarknadsföring kan hålla människor medvetna om dina affärsaktiviteter, som du kan automatisera genom att skapa autosvar - en schemalagd sekvens av e-postmeddelanden som skickas ut automatiskt - detta kommer att hålla dina kunder engagerade så länge du har ställt in.

Många företag använder också bloggning och sociala medier för att engagera kunder och hålla människor medvetna om deras aktiviteter. Du kan länka både blogg- och sociala medieprofiler och schemalägga inlägg till exakta datum och tider när du vill att de ska publiceras. Du kan länka kontona med Ryggraket och använd sedan verktyg - till exempel Hootsuite —För att automatisera din närvaro på sociala medier. Med Hootsuite kan du komma åt alla sociala mediekonton från ett ställe.Reklam

3. Admin och Office

Mycket tråkigt arbete kan gå till administrationen och kontoret, och detta kan verkligen sakta ner ett företag. Det finns dock många onlineverktyg som kan hjälpa till att automatisera dessa uppgifter. Evernote är ett populärt program som kan hjälpa ditt företag att organisera anteckningar, uppgiftshantering, konton, kontaktloggar etc. Det finns också verktyg som kan ansluta hundratals webbappar till ett ställe - till exempel Herolocity ; som kan hantera möten, onlinebeställningar, fakturering, telefonsystem och allt som hindrar dig från att generera intäkter - gratis. Du kan även automatisera datainmatning för dina kvitton.

Med företag som Skolåda kan du skicka alla dina kvitton till dem. Shoebox skannar alla kvitton och skickar dem sedan till Evernote, och du behöver inte oroa dig för att behöva göra intern datainmatning. Det finns också verktyg för att hjälpa till med fillagring som gör att du kan säkerhetskopiera och till och med dela filer. Låda och Dropbox kan användas gratis, men du kan välja mer avancerade funktioner när ditt företag behöver expanderas.

4. Kunder och kontakter

Använd verktyg som Kontaktformulär 7 så att människor kan kontakta ditt företag via din webbplats 24/7. Du kan till och med traga svaren så att de når rätt person. Du bör också inkludera en FAQ på din webbplats för att minska behovet av kunder att kontakta dig direkt.

Bedöm de frågor och problem som ofta ställs och låt sedan svaret läggas ut på din webbplats för att minska antalet skickade frågor. Tillsammans med en FAQ, ett biljettsystem - till exempel Zen-skrivbord —Kan användas som gör att du kan organisera och hantera problem som din kund har.Reklam

Du kan också använda programverktyg som kan hjälpa till med din kundrelationshantering. När ditt företag expanderar, kommer du att ha fler kunder som måste sköts. Med CRMS, som Salesforce , kan du ge dina kunder den uppmärksamhet de behöver, automatisera din försäljningstratt och märka hot leads automatiskt.

5. Uppgifter och projekt

Ett annat användbart sätt att automatisera ditt företag är att använda uppgifts- och projektverktyg. Det finns webbplatser - till exempel Trello —Det gör att du kan tilldela olika användare vissa uppgifter, samtidigt som du kan märka, bifoga filer och ställa in tidsfrister.

Varje uppgift kan delas upp i en checklista. Du kan också använda hanteringsverktyg som Asana och Do , vilket gör att du kan övervaka dina affärsprojekt.

6. Försäljning, lager och konton

Du kan lindra dig från dina interna bokföringsuppgifter genom att automatisera ditt företag. Xero är ett populärt verktyg som låter dig enkelt logga in och ta hand om fakturering och löner, samtidigt som din revisor kan logga in för att åtgärda eventuella fel du har gjort.Reklam

Programvaran uppdateras ständigt och eftersom den finns i molnet kan du komma åt den var som helst. Tillsammans med bokföringsuppgifter kan du också automatisera aspekterna på att tjäna pengar på ditt företag genom att ha en kundvagn och beställa online. Med webbplatser - som woo-handel —Kunder kan beställa när de vill, och du kan tjäna pengar dygnet runt.

Med alla de pengar som kommer att gå in och ut från ditt företag kan du också budgetera online också. Programvaror - t.ex. Du behöver en budget — Låter dig veta exakt vart dina pengar går så att du inte felaktigt spenderar, vilket kan vara ett stort problem för småföretag.

7. Personal

Dina anställda tillför så mycket värde för ditt företag, men anställningsprocessen kan bli tidskrävande. För att hjälpa till med detta kan du använda programvara som Recruiterbox —Som kan hjälpa till att spåra och svara på sökande, hantera lediga jobb och låta dig tilldela användare till olika delar av rekryteringsprocessen.

Efter att ha anställt nya anställda måste du låta dem gå igenom utbildning. Det tar extra tid och pengar, men med dagens teknik kan du erbjuda utbildning online - videor, ljud, instruktionsguider - med lösenordsskydd för att säkerställa att endast dina anställda har tillgång till det.Reklam

Via din webbplats kan du organisera olika utbildningsavdelningar efter olika typer av personal. Efter anställning och utbildning måste du göra en lista för att hålla reda på alla dina anställda och de olika skift som fungerat. En programvara som kan hjälpa dig att hantera detta är FindMyShift vilket gör att du kan hantera saker som lunchpauser, helgdagar och mycket mer. Detta kommer att minska din stress och göra det lättare att hantera dina anställda.