Ibland kan det vara ganska enkelt att upptäcka hinder för kommunikation på jobbet. När felkommunikation lämnas oadresserad kan du se det i form av konflikter på arbetsplatsen eller minskad produktivitet. Det finns en tendens att felkommunikation sker när det är lite öppenhet. Och ibland kan detta vara oavsiktligt.

Excellence gör vanliga saker utomordentligt bra. - John W. Gardner

Många tror att de är effektiva kommunikatörer eftersom de gick i skolan eller har en viss arbetserfarenhet, men i själva verket kämpar de fortfarande för att påverka andra med sitt budskap. Resultatet av ineffektiv kommunikation är missade tillfällen, förlorad tid och slösade resurser - allt för att de inte hade konversationer med stor påverkan.^[1]

Du kanske märker ett antal faktorer som påverkar tydlig, effektiv och transparent kommunikation på jobbet: personliga egenskaper, fysiskt avstånd, själva meddelandet, sammanhang, använt jargong och kultur. Nedan finns 7 sätt att säkerställa effektiv kommunikation på jobbet så att du kan skapa en effektiv, produktiv och inkluderande arbetsmiljö.

1. Känn din publik väl

Att förstå din publik är viktigt för effektiv kommunikation på jobbet. Detta gäller muntlig och skriftlig kommunikation, presentationer, dagliga e-postmeddelanden, företagsomfattande meddelanden eller tillhandahållande av statusuppdateringar på projekt.

Huruvida ditt meddelande kommer att kommuniceras effektivt eller väl mottas beror på att förstå vad din publik bryr sig om.

• Vem riktar du in dig med din kommunikation?
• Vad är avsikten med ditt meddelande?
• Vad behöver de veta?
• Vad behöver du göra för dem?
• Vad är det bästa sättet att kommunicera meddelandet till din publik?
• Hur kommer din publik att uppfatta eller tolka budskapet?
• Hur kommer din publik att känna, tänka och reagera när de får ditt meddelande?

För att kunna svara på dessa frågor måste du planera framåt, undersöka och följa publikens beteende. Till exempel kommer din inställning till kommunikation med ditt team eller dina kollegor sannolikt att skilja sig från hur du kommunicerar med din ledare eftersom dessa grupper har olika intressen.

2. Försök att förstå situationen och förtydliga

Ta dig tid att vara tankeväckande och avsiktlig. Innan du kommunicerar på jobbet är det viktigt att pausa, förstå situationen, förtydliga och ha empati. Här är några tips som hjälper dig att kommunicera effektivt på jobbet:Reklam

Vara nyfiken . Ställ öppna frågor som börjar med 'vad' och 'hur' för att samla information. Människor tenderar att vara mer beskrivande med sina svar. Du kan sedan ställa frågor om öppna sonder för att få mer sammanhang. Ju mer du förstår, desto mer sannolikt kommer du att kunna skräddarsy ett lämpligt meddelande som resonerar för din publik.

Lär dig som ett barn. Normalt har barn ingen förkunskaper om vad de ska lära sig. Det finns en känsla av ödmjukhet i deras inlärningsmetod. Ta samma tillvägagångssätt när du lägger dig i målgruppens skor när du försöker förstå deras situation. Var öppen, redo och villig att se publikens perspektiv.

Kontrollera dina antaganden. Din bredd av erfarenhet kan fördunkla dina uppfattningar och bedömningar. Utmana de förutfattade föreställningarna om din publik. Bestäm vem du behöver prata med eller vilken forskning du behöver göra för att kontrollera om dina antaganden är sanna. Se till att du skapar utrymme för förståelse innan du hoppar till handling.

Var inkluderande. Människor vill tillhöra, känna sig inkluderade och värderade på arbetsplatsen. Var omtänksam för att se till att allas idéer fångas upp. Till exempel, om du är på ett möte och ber om inmatning, se till att det finns tillräckligt med tid för alla att dela sitt svar. Om tiden tar slut, ange i mötet att du kommer att ansluta till dem senare.

3. Lyssna på flera nivåer

De flesta människor lyssnar inte med avsikt att förstå; de lyssnar med avsikt att svara - Stephen R. Covey

Du känner troligen till dessa grundläggande aktiva lyssningstips . Men när vi känner oss överväldigade att hålla tidsfrister, prioritera eller skapa är det lätt att vara på autopilot och missa viktiga meddelanden som kan hjälpa dig att effektivt kommunicera på jobbet. Nedan finns påminnelser om att fortsätta att öva:

Parafras. Bekräfta din förståelse av meddelandet genom att upprepa det eller omformulera det med dina egna ord. Om det finns skillnader mellan parterna är det dags att klargöra det.

Sond. Ställ frågor om du tycker att det saknas information som du kan behöva.Reklam

Klargöra. Fråga om du inte helt förstår något.

Kom ihåg. Försök att återkalla punkter som är viktiga för din publik. Denna information kan användas i framtiden och visar din publik att du brydde dig och lyssnade aktivt.

Att vara en effektiv kommunikatör på jobbet innebär att du måste anpassas till dina aktiva lyssnande färdigheter. Kom ihåg att:

• Ha empati.
• Förstå andras uppfattningar, inte bara dina egna.
• Mät dina känslor och reaktioner och andras.
• Känn dina värderingar och övertygelser och andras.
• Observera icke-verbala kommunikationstecken som kroppsspråk.

4. Granska hur du får feedback

Hur du får feedback påverkar hur du reagerar och påverkar hur effektivt du kommunicerar tillbaka till andra parter. Att vara öppen för feedback och kritik är lättare sagt än gjort.^[2]Vi är mänskliga. När du distraheras av livshändelser eller om du känner dig pressad på jobbet kan du bli defensiv med minsta kommentar som kommer på din väg.

Sheila Heen och Douglas Stone tillhandahåller metoder för att förbättra din förmåga att absorbera feedback, ta det som är användbart och veta hur man kan bli av med det som inte hjälper för dig att lära dig och gå vidare.^[3]

Några av dessa strategier inkluderar följande:

• Känn, förstå och hantera dina triggers och svar på feedback.
• Separera meddelandet från 'vem' det kom ifrån.
• Lyssna efter råd snarare än dom.
• Fördela återkopplingen i smältbara bitar.
• När du söker feedback proaktivt, var specifik och be om en sak.
• Ta små steg för att testa vad som föreslogs för dig.

Du har förmågan att lära av feedbacken och växa från den. Att bryta ner feedbacken i bitar kan hjälpa dig att bearbeta meddelandet bättre och vara mindre reaktivt i ditt svar.

5. Ge objektiv och observerbar feedback

Det här är en av de svåraste sakerna att göra eftersom du kanske inte vill förolämpa andra, du kanske vill undvika konflikter, du är inte helt säker på hur du gör det, du är inte känslomässigt redo eller är grumlad av dina antaganden.Reklam

SBI-modellen (Situation, Behavior, Impact (SBI))^[4]kan hjälpa dig att ge tydlig och specifik feedback:

• Situation. Ge sammanhanget. Fråga dig själv vad som hände, var och när.
• Beteende. Beskriv beteendet. Detta är den svåraste delen eftersom du måste kontrollera dina antaganden. Till exempel, att säga att du var oförskämd (subjektiv) kontra att du avbröt mig (observerbart beteende) förändrar tonen i feedbacken. Att vara oförskämd kan ha flera tolkningar medan du kan se när någon har avbrutit dig.
• Påverkan. Använd I-uttalanden för att beskriva resultaten av beteendet.
• Gå framåt. Håll samtalet igång för att söka förståelse genom att be dem reflektera. Vad var deras perspektiv? Vad hände för dem? Vad insåg de? Hur kan de växa härifrån?

Exempel 1: ^[5]

Under lagets möte i går morgon, när du gav din presentation (Situation), var du osäker på två av bilderna och dina försäljningsberäkningar var felaktiga (Beteende). Jag kände mig generad för att hela styrelsen var där. Jag är orolig att detta har påverkat vårt teams rykte (Impact).

Exempel 2:^[6]

På klientmötet på måndag eftermiddag såg du till att mötet började i tid och att alla hade handout i förväg (Situation). All din forskning var korrekt och varje kunds frågor besvarades (beteende). Jag är stolt över att du gjorde ett så bra jobb och lade organisationen i ett bra ljus. Jag känner mig säker på att vi får kontot tack vare ditt hårda arbete (Impact).

Att veta hur man ger tydlig, specifik och observerbar feedback är en viktig färdighet för att vara en effektiv kommunikatör på jobbet.

6. Uppföljning, Bekräfta och skapa ansvar

Effektiv kommunikation på jobbet är inte en engångshändelse. Du måste kontinuerligt övervaka framstegen och ge kontinuerligt stöd. Glöm inte att erkänna framstegen hos dina kamrater, lag eller ledare!

Använd följande frågor för att utvärdera effektiviteten av den pågående kommunikationen på jobbet:Reklam

• Vilka möjligheter ser du?
• Hur kan du justera?
• Vilka beslut behöver fattas?
• Vilket stöd kan du ge?
• Vad behöver du göra för att säkerställa att det korrekta meddelandet mottogs?

7. Använd 7C: erna för kommunikation

För alla kommunikationsmedier på jobbet, kom ihåg 7C: erna för kommunikation för att finjustera ditt budskap:^[7]

• Klar. Vad är syftet? Är meddelandet lätt att förstå?
• Koncis. Vad kan du radera? Är det till punkten?
• Betong. Vad är fakta?
• Korrekt. Är meddelandet felfritt? Är det lämpligt för din publik?
• Sammanhängande. Finns det ett logiskt flöde? Är meddelandet konsekvent?
• Komplett. Ger relevant information och finns det en uppmaning till handling?
• Artig. Vad är tonen i ditt meddelande?

Läs mer om 7C: erna här: Effektiv kommunikation: Hur man inte missförstås

Summering

Sätt att säkerställa effektiv kommunikation på jobbet tar övning och tid.

Håll dessa sju strategier i åtanke för att förbättra din kommunikation på jobbet så att dina meddelanden är tydliga och transparenta.

1. Känn din publik väl
2. Försök att förstå situationen och förtydliga
3. Lyssna på flera nivåer
4. Granska hur du får feedback
5. Ge objektiv och observerbar feedback
6. Uppföljning, Bekräfta och skapa ansvar
7. Använd de 7 C: erna för kommunikation

Fortsätt växa och finjustera dina färdigheter!

Vad är en sak du kan arbeta med den här månaden för att förbättra din kommunikation på jobbet?

Var specifik och utmana dig själv genom att ställa in en SMART mål för arbetsplatskommunikation - Specifik, mätbar, uppnåelig, relevant, tidsbunden!

Mer om arbetsplatskommunikation

• Konflikthanteringsstilar för effektiv kommunikation på jobbet
• Hur man behärskar effektiva kommunikationsfärdigheter på jobbet och hemma
• Hur man arbetar med olika kommunikationsstilar på kontoret
• Hur man förbättrar kommunikationsfärdigheter för framgång på arbetsplatsen

Utvalda fotokrediter: Brooke Cagle via unsplash.com Reklam

Referens