När du blev ombedd att skriva ett referensbrev, fick du en varm suddig känsla eller krypte du av ångest? Kanske lite av båda?

I vilket fall som helst måste man skriva ett referensbrev med stort ansvar. Och även om du kanske känner dig upphetsad att hjälpa någon på sin resa till en bättre framtid, inser du också att det är mycket som förlitar sig på dina skrivförmågor.

Först, vet du vad en referens är?

Vet du vad du ska säga i ett referensbrev? Hur länge ska det vara? Hur kan du sälja personens styrkor och förmågor utan att låta överdrivet?

Det är viktigt att först förstå syftet bakom referensbrevet. Företag och institutioner som ber om referensbrev vill veta varför en kandidat skulle vara väl lämpad för en position, men det är lika viktigt för dem att veta vad som kvalificerar dig att rekommendera dem till en sådan position.

Innan du börjar skriva, se till att du förstår situationens sammanhang. Är detta brev för antagning till skolan? Ett nytt jobb? Inträde i en organisation?

Om du fortfarande inte är säker på innehåll, formatering eller vad du ska säga, här är några tips och tricks du kan använda när du skapar ditt referensbrev:Reklam

10 funktioner i utmärkta referensbrev och vad som gör dem så speciella

Tala ur ett personligt perspektiv

Det här exemplet från Monster.com visar författarens personliga erfarenhet av Sharon, personen hon hänvisar till.^[1]Hon tar hand om att inkludera sina egna observationer när hon arbetar med Sharon, tillsammans med en specifik situation där Sharon deltog i valfria seminarier för professionell utveckling.

Se dock till att ditt personliga testament är just det - personligt. Glöm inte förekomster eller försköna händelser eftersom du tycker att de låter bra.

Använd ett affärsbrevformat

Om du skickar ett pappersbrev vill du göra en professionell presentation för läsaren. Med ett vanligt affärsbrevformat, som det ovan, kan ditt meddelande få ett tonat, polerat utseende utan att distrahera från innehållet.^[två]

Skriv ditt brev baserat på arbetsbeskrivningen

Reklam

Det är viktigt att veta i vilket sammanhang ditt brev kommer att användas. Om det är för ett visst jobb, be personen om en kopia av jobbet. Du kan använda beskrivningen för att söka efter ledtrådar om vilka kvaliteter den perfekta kandidaten kommer att ha och sedan skräddarsy ditt brev för att visa samma egenskaper, om de gäller den person du hänvisar till.

Exemplet ovan visar att författaren förstår den position personen söker och relaterar sina färdigheter till sådana som kommer att gynna positionen.

Håll det positivt

Syftet med ett rekommendationsbrev är att visa varför en person förtjänar uppmärksamhet från det företag eller den institution som begärde brevet, vilket visas i exemplet ovan.^[3]Vi har alla våra brister, men en referensbokstav är inte rätt plats att påpeka dem.

Om du inte tror att du sanningsenligt kan beskriva personen i ett positivt ljus kan du överväga att avvisa begäran om att skriva brevet.

Skriv bara ett brev om du känner personen tillräckligt bra

Reklam

Om du skriver ett brev bör du vara tillräckligt bekant med personen för att tala om deras förmågor och prestationer, precis som exemplet ovan.^[4]Du skulle vara bättre rustad att skriva ett brev till en kollega med vilken du arbetade sida vid sida i ett år, snarare än någon som helt enkelt arbetade i din byggnad och pratade med dig varje vecka under de senaste fem åren.

Gör det enkelt och till sak.

Du behöver inte skriva en hel saga om varför en person förtjänar din rekommendation. Å andra sidan vill du inte heller göra ditt meddelande för kort. Håll din referensbokstav till en sida och använd så mycket av den sidan som nödvändigt för att måla en tydlig, kortfattad bild av personen du hänvisar till.

Oroa dig inte för mycket om kreativitet och undvik verkligen fluff. Fokusera istället på hur man levererar mest innehåll i kortast möjliga ord och utrymme, som exemplet ovan.^[5]

Inkludera din kontaktinformation

Låt läsaren veta hur de kan nå ut till dig om de har ytterligare frågor. Du kan dela ditt direkta telefonnummer eller e-postadress, som visas ovan.Reklam

Be om personens CV eller CV.

Att förstå andra aspekter av personen du skriver om kan ge dig viktiga ledtrådar att inkludera i ditt brev.

Dela specifika exempel på personens arbete

Ju mer specifikt du kan vara om personens sanna förmågor, desto bättre uppfattning får läsaren om hur personen kan prestera. I det här exemplet från Resumo delar författaren att personen han hänvisar framgångsrikt hjälpte till att stänga nya kontrakt värda flera miljoner dollar och utvecklade en ny affärsområde med fokus på allmän säkerhet.

När du är klar med ditt första utkast, leta efter fall där du kan prata mer specifikt om personens prestationer eller färdigheter. Detta kan ha formen av siffror, statistik, ranking, hur mycket pengar personen sparade företaget etc.

Skicka ditt brev till rätt person

Behöver du ge brevet till personen du skrev det för, eller ska det skickas direkt till personen som behöver brevet? Om du inte är säker, fråga.

Du behöver inte vara en bra författare för att skriva ett bra referensbrev!

Använd ovanstående tips och exempel för att underlätta din skrivångest. Kom ihåg att om personen inte når sitt slutliga mål beror det förmodligen inte på att du skrev ett dåligt brev.Reklam

Utvalda fotokrediter: Flaticon via flaticon.com

Referens