Kommunikation är en integrerad del av alla arbets- eller livssituationer. Att lära sig att vara en effektiv kommunikatör är ett värdefullt produktivitetsverktyg som man tyvärr ofta förbises. Konsekvenserna av dålig kommunikation kan vara katastrofala; bortkastad tid, skadade känslor, missförstånd, oproduktiva möten, ineffektivt lagarbete och brist på framsteg mot mål. För att bli framgångsrika kommunikatörer måste vi komma ihåg några grundläggande riktlinjer som är tillämpliga i de flesta fall av arbete, sociala eller hemma miljöer.

Tack först

Innan du fördjupar dig i innehållet i din avsedda kommunikation, uttryck din uppskattning för den andras (eller människors) tid. Tid är en mycket värdefull vara, och det är viktigt att respektera det. Dessutom tackar du för det bidrag personen ger eller det arbete de redan gör. Lite beröm går långt mot att bygga en bra rapport.Reklam

Skapa en anslutning

Utveckla en personlig anslutning. Hitta en gemensam grund där intressen om möjligt skär varandra, väder, sport, nyheter, hobbyer etc. Ett ord av försiktighet, undvik kontroversiella ämnen, som politik eller religion. Visa intresse för familj, projekt eller organisationer och orsaker som är en viktig del av den andras liv. En känsla av anslutning leder till en mer mottaglig lyssnare.

Behåll en positiv attityd

Var konstruktiv i dina kommentarer och frågor när det är möjligt. Erbjud uppmuntrande beröm. Leta efter något positivt som du kan betona. Du vill förhindra att din lyssnare tar en defensiv hållning om möjligt. Detta kan kringgå samtalet från att spiral nedåt och den oundvikliga uppdelningen av produktiv kommunikation som följer.

Titta på tonen

Medan du måste vara självklar när du gör dina tankar hörda och får din poäng, var försiktig så att du inte är aggressiv. Du vill vara säker och direkt utan intimitet. Försök att vara lugn och sträva efter en samarbetsvillig attityd.Reklam

Bestäm önskat resultat

Vilket resultat letar du efter? Det här är viktigt. Vet vad målet är att du söker. Tänker du ge kunskap eller råd, leta efter en kompromiss av något slag, försöka få överenskommelse eller söka efter en lösning? Det önskade resultatet hjälper till att påverka flödet av konversationen.

Lyssna aktivt

Var noga med att få ögonkontakt. Var respektfull och avbryt inte. Ingen av oss gillar att bli avbruten och vi behöver utvidga den till andra. Sök efter att förstå personens synvinkel. Ha ett öppet sinne. Att lära sig att uppskatta olika perspektiv är ett ovärderligt kommunikationsverktyg.

Observera icke-verbala ledtrådar

Var noga med kroppsspråket, både ditt och deras. Korsade armar eller en stängd hållning kan signalera försvar eller oenighet. Vandrande ögon, fidling eller shuffling kan indikera rastlöshet eller otålighet. Gäspningar eller suckar antyder mental eller fysisk trötthet. Allt detta är viktiga tecken på att kommunikationen inte kommer att bli framgångsrik.Reklam

Be om feedback

Se först till att den andra parten förstår vad du försöker säga. Ofta tror vi att vi bara är överens om att upptäcka att vi har missförstånd istället. Bjud in input, tankar och åsikter. Inte bara kommer denna information att hjälpa dig, men den tjänar också till att ge de andra människorna en känsla av att deras åsikter värderas.

Upprätta uppföljning

Förtydliga alla åtgärder som kommer att vidtas. Bekräfta tidsfrister, ansvar och ansvar. Om tillämpligt, registrera eventuella avtal i skriftlig form. Verbalavtal tenderar att vara vaga, skriftliga avtal är tydliga och konkreta.

Slutligen, försök alltid att avsluta på ett positivt sätt och ge ytterligare ett uppriktigt tack.Reklam

(Fotokredit: Ung man pratar via Shutterstock)