Du skulle tro att ett initiering av ett meddelande till vem det kan handla om är en säker satsning, men du kan bli förvånad över att lära dig vad dessa ord verkligen förmedlar till din läsare - och det är inte alla goda nyheter.

Undvik generiska formaliteter till varje pris.

Det har varit vanligt att använda formella, icke-identifierande hälsningar vid olika tillfällen, från meritförteckningar och brevbrev till att adressera potentiella kunder till att skriva affärsbrev och därefter. Det brukade finnas en bra anledning till det: de som skrev den här typen av kommunikation skickade vanligtvis antingen massor av dem eller hade inte tillräckligt med information om mottagaren tillgänglig.

Men tiderna har förändrats.

Eftersom marknadsföring och kommunikation har skiftat till ett mer personifierat tillvägagångssätt, kombinerat med det forskningsbistånd som internet nu tillhandahåller, finns det helt enkelt inte ett bra skäl att använda samma gamla som det kan beröra segue för. (Den gamla kära herr eller fru är lika hemsk.)

Generisk formell hälsning gör människor förbannade.

Att använda en formell ton som dina inledande ord har blivit en sådan tradition att människor nästan kan förutse vad dessa ord kommer att säga utan att behöva läsa dem.Reklam

Även om du kanske inte vet exakt vem du pratar med, använder du en generell formell hälsning ingenting för att ditt brev ska sticka ut från andra. Det är intetsägande, det är banalt och det är tråkigt. Din inledande rad är din chans att ange tonen för hela ditt brev, och om du väljer det grundläggande för vem det kan berör, kommer läsaren att räkna med att resten av ditt brev inte är mer än bara grundläggande.

Bristen på differentiering skapar ett andra problem.

Vad du kan betrakta som ett skyddsnät (eftersom du verkligen inte vill anta kön, jobbtitel eller äktenskaplig status), det generiska till vilket det kan berör faktiskt låter läsaren veta att du inte har någon aning om vem du berör. Med andra ord berättar det omedelbart för läsaren att du är ur kontakt med din avsedda publik.

Om du vill marknadsföra dig själv eller skapa en relation måste du ha en bättre uppfattning om vem du marknadsför till. Visst, du kanske inte alltid har ett namn tillgängligt, och det är okej. Men du kan lära dig mer om deras företagskultur, vilket kan ge dig idéer på bättre sätt för att ta itu med din avsedda mottagare.

Till exempel kan en rolig, livlig företagskultur svara på en lika rolig hälsning, som Hej där, [förnamn]!

Om du är osäker kan du göra lite undersökning online för att få ett namn eller ringa företaget och be om informationen direkt.Reklam

Att se sig bakom tiden är ett problem i sig.

Oavsett om du säljer en produkt för ditt företag eller säljer dig själv för en jobbmöjlighet, vill människor arbeta med andra som är i nuet, människor som kan (och har) anpassat sig till de snabba förändringarna i branschen. Tänk på det: använder du fortfarande en roterande hemtelefon, uppringd internetuppkoppling och ett fotoutvecklingslaboratorium? Nej? Varför skulle du då välja ett arkaiskt uttryck som ditt första intryck, särskilt när det finns bättre alternativ där ute?

Enkelt uttryckt, genom att använda gamla fraser kan du verka daterad, statisk och på vissa sätt föråldrad. Och det är inte de egenskaper du vill associera dig med om du strävar efter att få det du förväntar dig av din kommunikation.

Är det någonsin okej att använda vem det kan beröra?

Även om det finns så många bättre, modernare och mer effektiva alternativ, finns det fortfarande ett scenario eller två där klassikern som det kan beröra kan vara relevant.

Och det beror på om brevet är för ett visst syfte.

Tänk om du bad någon om ett rekommendationsbrev som du kan använda för att presentera för potentiella arbetsgivare. I det här fallet skulle personen skriva ett brev, inte för någon speciellt, och du skulle presentera brevet efter behov. Den som skriver brevet har ingen avsikt att etablera en relation med de avsedda mottagarna och kan använda en formell hälsning för att täcka eventuella scenarier.Reklam

Det vore emellertid bättre om du kunde få en redigerbar kopia av rekommendationsbrevet och varje gång adressera det specifikt till de personer som begär det, men det formella alternativet här är inte helt missriktat.

Det finns alternativ till vaga, alltför använda formella hälsningar.

Sättet du adresserar din läsare är det första de kommer att läsa och kan sätta tonen för resten av ditt innehåll. Om du vill fånga deras uppmärksamhet och öka dina chanser att de läser hela vägen till botten, ta en titt på några av dessa alternativa hälsningar:

Personligt brev

Som jobbsökande har du bara några sekunder på dig att göra ett enastående intryck. Med detta sagt kommer generisk formulering aldrig att placera dig på toppen av återuppringningsstapeln. Prova istället dessa fraser i ditt nästa brev:

• Kära anställningschef,
• Hej [rekryterarens förnamn],
• Hälsningar, [namn på avdelning eller företag]!
• Hej [Rekryterarens förnamn],

Affärsbrev

När du vill fånga en potentiell kunds ögon vill du att kunden ska känna att du känner dem, eller åtminstone vet något om dem. Affärer handlar om att bygga relationer, och dessa relationer existerar inte om du inte anstränger dig för att lära känna de människor du riktar dig till. Försök istället att ta itu med dina framtidsutsikter så här:

• Hej [förnamn],
• Hej, [företag] [avdelning] team!
• Hej, [företag]!

E-post till potentiell klient

Om du bara väljer att undvika den fruktade generiska öppningsraden i en typ av kommunikation, bör det vara e-post. Din e-post har större chans att öppnas om du kan anpassa den till mottagaren. För att göra detta bör du inkludera deras namn i ämnesraden, liksom i hälsningen.Reklam

Om du skickar ett e-postmeddelande till en inkorg för en ägare (inte en generisk som kundtjänst@företag.com) bör din hälsning återspegla att den är till en person, inte en potentiell grupp:

• Hej [förnamn],
• Kära anställningschef,

Men om du skickar e-post till en inkorg som kan övervakas av flera användare kan du adressera din kommunikation för att återspegla en grupp:

• Hej [företag] rekryteringsteam,
• Hälsningar, [företag] marknadsavdelning!

Kom ihåg att bara för att du ser Till vem det kan handla om affärskommunikation betyder det inte att det är det bästa alternativet. Var inte rädd för att prova något annat.