Alla möten har ett syfte. Vissa möten är brainstorming-sessioner. Andra möten är strategisessioner för att uppnå ett visst mål. Vissa möten är debriefs från ännu andra möten. Oavsett om du samlas för att fylla i dina anställda på de fantastiska resultaten för tredje kvartalet eller för att träna en tonhöjd för en ny klient, kommer ditt möte att fungera smidigare, mer effektivt och produktivt med en noggrant utformad mötesagenda.

I den här artikeln lär du dig att skapa en effektiv mötesagenda och vara värd för produktiva möten.

Innehållsförteckning

1. Vikten av en mötesagenda
2. Hur man skriver en effektiv mötesagenda
3. Möten Agenda Mallar
   • Agendamall # 1 - Planering
   • Agendamall # 2 - Information
   • Agendamall # 3 - Presentation
4. Slutsats
5. Fler tips för att vara värd för produktiva möten

Vikten av en mötesagenda

Ett möte utan en agenda är som en bilresa utan en resväg

Som en upptagen professionell tappar du tålamod när du känner att din värdefulla tid slösas bort. Detta händer oftare än du kanske inser. För många chefer tar möten upp två av arbetsveckans fem dagar.

Desto mer anledning att se till att varje möte är viktigt. Fråga först om ämnena inte kan täckas på annat sätt - via e-post, eller via ett telefonsamtal med nyckelspelarna. Om du bestämmer att ett möte ansikte mot ansikte är absolut nödvändigt, skriv en mötesagenda för att beskriva diskussionspunkterna och ange tider för varje talare.

Känner du frustrationen du känner när ett möte hamnar tio minuter efter schemat medan alla vänligt väntar på att Susan ska sluta sprida om sin resa till Bermuda? Mötesagendor fungerar som milda påminnelser till alla som är sammansatta om att tiden är värdefull och att vänligen hålla koll på punkten.

Väl utformade dagordningar är inkluderande

Schemalägga ett personalmöte signalerar till kollegor att deras input behövs, eller att uppdrag måste göras. När du följer upp mötesinbjudan med en detaljerad agenda, vet deltagarna att förbereda sig. Arbetare säger faktiskt att de tycker om att delta i möten om det finns ett tydligt objektivt och relevant information delas.

Smarta mötesagendor är målinriktade

Mötesagendor ställer in alla ämnen som ska behandlas. Välj olika högtalare för varje ämne, och helst tilldela tider för varje högtalare. Om det är en brainstorming-session, överväg en agenda som visar förväntade resultat. Till exempel: Beskriv planen för att utveckla vårt mentorprogram; ställa in tidslinjer; göra personaluppdrag.

Dagordningar fungerar som en guide för mötesleder, håller alla synkroniserade och ger ett format för den person som tar mötesprotokollet att följa.

Hur man skriver en effektiv mötesagenda

Så, hur ska du utforma den här viktiga mötesagendan? Tillämpa dessa 8 användbara tips:

1. Begär feedback i förväg

Dina chefer och kollegor kommer att vara mer engagerade om du ber om deras input. Att få sitt inköp kommer att göra det mer troligt att de kommer att delta i mötet och kämpa för dess resultat.Reklam

En vecka före mötet bör du besöka några av de viktigaste aktörerna i ditt företag och bara fråga: Vill du inkludera något på mötesagendan?

2. Följ korrekt etikett för mötesagendan

När du har utarbetat dagordningen, se till att köra den av din handledare, din chefs chef och varje person som citeras på dagordningen. Ta aldrig med en talare på dagordningen utan att först vidta denna försiktighet. Undvik att lista upp arbetare som är utanför staden eller deltar i andra möten.

Om nyckelspelaren för en viss verksamhet är borta, be en annan personal att fylla i för henne. Var vänlig och låt dem båda veta att du har tagit det här steget.

När mötesagendan har godkänts och talarna är inställda, skicka agendan per e-post till alla mötesdeltagare i förväg. Var noga med att få svar på mötet. Du vill undvika överraskningar.

3. Respektera tidslinjen

Om du har reserverat kontorsrummet i en timme är det det längsta som ditt möte ska pågå.

I vissa företag kommer andra grupper att ha reserverat konferensrummet direkt efter att din grupp lämnar. Så idealt, utforma din mötesagenda så att ditt team har lämnat rummet minst fem minuter innan nästa möte börjar.

4. Hitta en organiserande princip för mötesagendan

Effektivisera din agenda så att deltagarna lämnar en tydlig känsla av resultaten. Du kanske vill prioritera och lista de viktigaste projekten som måste diskuteras först.

Ibland är det vettigt att organisera dessa projekt inom deras tidsfrister. Andra gånger är det vettigt att lista dessa projekt efter deras betydelse för företaget.

5. Tänk på antalet personer som ska rapportera

Fem minuters oavbruten tid är ofta tillräckligt lång för en uppdatering av ett visst möte. Det är avbrotten som ger tid!

Om din senior V.P. marknadsföring tenderar att bli förvirrad eller avvika från spåret när den avbryts, överväg en mötesagenda som lämnar frågor och svar under de sista tio minuterna av mötet. Var noga med att genomdriva det. Du kan försiktigt avbryta avbrytaren och säga, Som du vet, Paul, vi har lämnat tiden i slutet för frågor. Just nu, låt oss avsluta sin uppdatering av Rick.Reklam

6. Var uppmärksam på högtalarens ordning

I vissa företag talar ledningen först. I andra företag gör juniorföretag det. När du räknar ut högtalarordningen, se till att den stämmer överens med företagets kultur.

Som sagt, ta aldrig med någon på mötesagendan som inte behöver rapportera. Om du gör det blir mötet bara långt. När du talar högtalare på agendan beror det på ditt företags kultur att besluta om deras titlar ska inkluderas.

I en mer avslappnad miljö kan du bara lista förnamn. I en mer formell miljö kan du lista för- och efternamn och inkludera titlar.

7. Formatera mötesagendor på samma sätt

En mötesagenda bör göras på organisationens brevpapper - eller åtminstone inkludera företagets logotyp. Placera titeln för mötet och datumet högst upp på dagordningen tillsammans med mötets beräknade start- och sluttid.

En mötesagenda bör vara i dispositionsformat i en läsbar typstorlek. Hitta en ren design för agendan och använd den varje gång för konsistens. Teckensnittet ska vara lättläst, till exempel Times New Roman eller Geneva eller Arial. Om det redan finns en mall för mötesagendor, använd den bara. Skapa en om den inte finns. (Se nästa avsnitt)

8. Inkludera en lista över dokument som behövs för mötet

Ofta under ett möte kommer gruppen att bli ombedd att reagera på en rapport eller ett förslag, och det är bra att lista dessa dokument längst ner på dagordningen.

Dessutom kommer det att spara tid om du skickar dokumenten före mötet så att alla som deltar har tid att granska dem.

Om bärbara datorer krävs, var noga med att meddela deltagarna i förväg.

Möten Agenda Mallar

Så länge det har varit möten har det varit mötesagendor. Så chansen är att någon i ditt företag känner till en ren, lättläst mötesagendamall som du kan använda. Men i inte, överväga en av dessa:

Agendamall # 1 - Planering

Mentorprogramplanering Mötesagenda

Plats: Konferensrum på första våningenReklam

Datum: 18 november 2019

Tid: 1-2: 30 PM OCH

Dagbok

1. Bakgrund om syftet med ett mentorprogram, Cheryl Smith, chef för personalresurser (1-1: 15 pm)
   • a. Bevis angående anställdas engagemang
   • b. Behöver brudgumma stigande stjärnor
2. Rekrytering av mentorer / mentorer, Max Marcus, biträdande chef, HR (13: 15-1: 35)
   • a. Andra företagsmodeller
   • b. Brainstormkriterier
3. Mentorprogrammets krav, Seth Walsh, HR-praktikant (13: 35-1: 55)
   • a. För- och nackdelar med strukturerade mentormöten
   • b. Brainstormkrav
4. Implementering, Cheryl Smith (13: 55-2: 20)
   • a. Tidsram för avdelningschefer för att identifiera deltagare
   • b. Pilotprogrammets lansering
     • i. Första deltagarens träningspass
     • ii. pilotprogrammets lansering
     • iii. kvartalsrapporter
   • c. Programutvärdering
5. Nästa steg, Max Marcus (2: 20-2: 25 pm)

Agendamall # 2 - Information

WXYZ-mötesagenda

Mål: Att skapa en livskraftig lista över företag att ringa

Mötesledare: Mary Starsky

Datum: 20 november 2019

Plats: 16: e våningen konferensrum B

Tid: 16:00 - 17:00 ET

Ringnummer / kod

AgendaposterReklam

Introduktioner 16:00 - 16:00

1. John Smith — Presentatör 16:05–16: 20 Företag kontaktade
2. Marianne Legit — Presentatör 16:20–16: 35 Potentiella ledningar
3. Sylvia Stretch — Presentatör 16:35–16: 55 Nya grävningstekniker
4. Frågor och svar [Endast om tid]

Förberedelse inför mötet

• Vänligen läs: [Lista och bifoga dokument]
• Vänligen ta med: [dvs. Bärbar dator, förslag, leveranser]

Agendamall # 3 - Presentation

ZZZ-företagsagenda

Datum / start- och sluttid: 21 november 2019; 09.00 ET-10 ET

Plats: Cafeteria, 12: e våningen

Möte kallat av: Steve Parks

1. Välkommen / introduktion - [Steve Parks, 9 - 9: 10]
2. Ny produktlinjeöversikt - [Paul Aria, 9:10 - 9: 20 am]
3. Demonstrationer - [Claire Ringis, 9:30 - 9: 40 am]
   • a. Whitening tandkräm
   • b. Tandkräm som stärker tandköttet
   • c. Tandkräm som bekämpar plack
4. Produktmarknadsföring - [Steve Parks, 9:40 - 9: 50]
5. Diskussion och Q & A [9:50 -9: 55 a.m.]
6. Nästa steg - [Distribueras efter mötet]

Slutsats

När du skriver mötesagendan kontrollerar du mötet

Ditt mål bör vara att hålla ett tätt möte. En intelligent agenda hjälper dig att göra detta. Lämna tillräckligt med tid för diskussion, men inte för mycket tid. Se också till att börja dina möten i tid.

När du tar hand om utformningen av mötesagendan styr du vilken åtgärd som ska vidtas. Din förmåga att utarbeta en effektiv mötesagenda ökar både mötes- och uppföljningsproduktiviteten. Det här är två extraordinära bedrifter.

Kör de tätaste mötena i ditt företag, så kommer teamets prestationer att öka.

Fler tips för att vara värd för produktiva möten

• 12 hemligheter till ett superproduktivt möte du borde veta
• Hur man kan döda oändliga möten och vara produktiv
• Hur man skriver effektiva mötesprotokoll (med exempel)
• 11 mötesplaneringsappar för att öka din produktivitet

Utvalda fotokrediter: & Scaron; tefan & Scaron; tefančík via unsplash.com Reklam