HUR MAN SKRIVER PROTOKOLL FRÅN MÖTET EFFEKTIVT (MED EXEMPEL)

Protokoll är ett skriftligt register över ett styrelse-, företags- eller organisationsmöte. Mötesprotokoll anses vara ett rättsligt dokument, så sträva efter tydlighet och konsistens i ton när du skriver dem.

Eftersom protokoll är ett permanent protokoll över mötet, se till att korrekturläsa dem innan du skickar dem. Det är en bra idé att köra dem av en handledare eller en erfaren deltagare för att säkerställa att uttalanden och information fångas korrekt.

De bästa deltagarna i mötesprotokollet är försiktiga lyssnare , snabba skrivare och är tillräckligt bekanta med mötesämnena och deltagarna. Antecknaren måste ha tillräckligt fast grepp om ämnet för att kunna skilja de viktiga punkterna från bullret i vad som kan vara långa, utdragna diskussioner. Viktigare är att antecknaren inte ska leda och anteckna samtidigt. (Om du någonsin blir ombedd att göra det, avböja.)

Nedan följer några steg-för-steg-tips för att effektivt skriva mötesprotokoll.

1. Utveckla en agenda

Arbeta med ordföranden eller styrelsens ordförande för att utveckla en detaljerad agenda.

Möten sker av en anledning, och de frågor som ska behandlas och beslutas måste listas för att varna deltagarna. Arbeta med sammankallaren för att utarbeta en dagordning som tilldelar tider till varje ämne för att hålla mötet i rörelse och se till att gruppen har tillräckligt med tid för att överväga alla punkter.

Dagordningen kommer att fungera som en översikt över mötesprotokollet. Håll protokollets rubriker i överensstämmelse med dagordningens ämnen för kontinuitet.

2. Följ en mall från tidigare protokoll

Om du är ny i en styrelse eller organisation och skriver protokoll för första gången, be att se de senaste mötesprotokollen så att du kan behålla samma format^[1].

Vanligtvis går organisationsnamnet eller namnet på gruppen som möter högst upp: Styrelsemöte för XYZ, med datumet på nästa rad. Efter datumet ska du inkludera både tidpunkten då mötet kom till ordning och tidpunkten för mötet. Till exempel:

Styrelse för Super Company, Inc.Reklam

Mötesprotokoll

Datum: 20 maj 2019

Tid: 10:00 till 12:30

De flesta grupper som träffas gör det regelbundet, med fastställda agendaposter vid varje möte. Vissa grupper innehåller en rubrik Nästa steg i slutet av protokollet som visar projekt att följa upp och tilldelar ansvar.

En mall från ett tidigare möte hjälper också till att avgöra om gruppen registrerar om ett kvorum har uppfyllts eller andra saker som är specifika för organisationens mötesprotokoll.

3. Spela in närvaro

I de flesta styrelser är styrelsens sekreterare den person som ansvarar för att ta mötesprotokollet. I organisationsmöten kan protokolltagaren vara en projektkoordinator eller assistent för en chef eller VD. Hon eller han bör anlända några minuter innan mötet börjar och skicka ett närvaroblad med alla medlemmars namn och kontaktinformation.

Mötesdeltagare måste kryssa för sina namn och göra ändringar i eventuella ändringar i deras information. Detta hjälper både som ett reservdokument för deltagare och säkerställer att information går till de mest uppdaterade e-postadresserna.

Alla deltagarnas namn bör listas direkt under mötets namn och datum under en underrubrik som säger Present. Lista för- och efternamn på alla deltagare, tillsammans med titel eller tillhörighet, åtskilda av ett kommatecken eller semikolon. Till exempel:

Närvarande: John Doe, president; Jane Smith, vice president; Jack Williams, sekreterareReklam

Om en styrelseledamot inte kunde delta i mötet, ange sitt namn efter frasen: Kopieras till: Det kan finnas andra beteckningar i deltagarnas lista. Till exempel, om flera av mötesdeltagarna är medlemmar i personalen, medan alla andra är volontärer, kanske du vill skriva (Personal) efter varje anställd.

Som en allmän regel listas deltagarna alfabetiskt efter sina efternamn. I vissa organisationer är det dock en bästa praxis att först ange styrelsens ledning. I så fall skulle presidenten eller medordförandena listas först, följt av vice presidenten, följt av sekreteraren och sedan av kassören. Sedan skulle alla andra deltagarnamn alfabetiseras efter efternamn.

Det är också vanligt att notera om en deltagare gick med i mötet via konferenssamtal. Detta kan anges genom att skriva per telefon och lista de deltagare som ringde in.

4. Namngivningskonvention

Generellt kommer den första gången någon talar i mötet att innehålla hans eller hennes namn och ofta titeln.

Till exempel kallade ordföranden för XYZ-styrelsen, Roger McGowan, mötet till ordning. Nästa gång Roger McGowan talar kan du dock helt enkelt hänvisa till honom som Roger. Om det finns två Rogers i mötet, använd en initial för deras efternamn för att separera de två: Roger M. krävde omröstning. Roger T. avstod från att rösta.

5. Vad (och vad inte) att inkludera

Beroende på mötets karaktär kan det pågå från en till flera timmar. Deltagarna kommer att uppmanas att granska och sedan godkänna mötesprotokollet. Därför vill du inte att protokollen ska sträcka sig till ett långt dokument.

Att fånga allt som folk säger ordligt är inte bara onödigt utan irriterande för granskare.

För varje agendapost vill du i slutändan bara sammanfatta relevanta punkter i diskussionen tillsammans med alla beslut som fattas. Efter mötet slår du igenom dina anteckningar, se till att du redigerar eventuella cirkulära eller upprepade argument och lämnar bara de relevanta punkterna.

6. Behåll en neutral ton

Protokoll är ett juridiskt dokument. De används för att fastställa en organisations historiska register över aktiviteter. Det är viktigt att upprätthålla en jämn, professionell ton . Lägg aldrig ett inflammatoriskt språk i protokollet, även om språket i mötet blir hett.

Du vill spela in kärnan i diskussionen objektivt, vilket innebär att nämna de viktigaste punkterna som täcks utan att tilldela skuld. Till exempel tog personalen upp styrelseledamöternas frågor angående säljarens professionalism.Reklam

Föreställ dig en advokat tio år på vägen och läs protokollet för att hitta bevis på potentiella fel. Du vill inte ha en utsmyckning i form av ett färgstarkt adverb eller en quip för att fördunkla någon redogörelse för vad som ägde rum.

7. Spela in röster

Det primära syftet med protokollet är att spela in eventuella röster som en styrelse eller organisation tar. För att kunna hålla ordentligt krävs att man nämner vilken deltagare som gör en rörelse, vad rörelsen säger ordligt och vilken deltagare som avbryter rörelsen.

Exempelvis gjorde vice president Cindy Jacobsen ett förslag om att avsätta 50 procent eller 50 000 dollar av intäkterna från ZZZ Foundation-gåvan till CCC-stipendiefonden. President Roger McGowan utstationerade förslaget.

Denna omröstning borde också uttryckas på neutralt språk: Styrelsen röstade enhälligt för att ändra stadgan på följande sätt, eller beslutet att ge $ 1 000 till trädplanteringsarbetet gick 4 till 1, med styrelsens ordförande McGowan emot.

De flesta styrelser försöker få en omröstning godkänd enhälligt. Ibland för att hjälpa styrelsen att uppnå ett mer sammanhållet resultat kan en styrelseledamot avstå från att rösta: Förslaget gick 17 till 1 med en nedlagd röst.

8. Pare Down Notes efter mötet

Efter mötet, läs igenom dina anteckningar medan alla diskussioner förblir fräscha i ditt sinne och gör eventuella ändringar. Dela sedan mötesprotokollet till deras väsentliga saker, och ge en kort redogörelse för diskussionen som sammanfattar argument för och emot ett beslut.

Människor talar ofta vardagligt eller i idiomer, som i: Det här är inte ens i ballparken eller du börjar låta som en trasig skiva. Medan du kan bli frestad att behålla det exakta språket på några minuter för att lägga till färg, motstå.

Dessutom, om några presentationer är en del av mötet, ta inte med information från Powerpoint i protokollet. Du vill dock spela in nyckelpunkterna från diskussionen efter presentationen.

9. Korrekturläsas med försiktighet

Se till att du stavade alla namn korrekt, infogade rätt datum för mötet och att dina protokoll läste tydligt.

Stava ut akronymer första gången de används. Kom ihåg att anteckningarna kan granskas av andra för vilka förkortningarna inte är bekanta. Håll dig konsekvent i rubriker, skiljetecken och formatering. Protokollet ska vara polerat och professionellt.Reklam

10. Distribuera brett

När du väl har godkänt, skicka e-post till helpension - inte bara deltagarna - för granskning. Dina protokoll hjälper dig att hålla dem som var frånvarande uppmärksamma på viktiga åtgärder och beslut.

I början av nästa möte, begär godkännande av protokollet. Notera eventuella ändringar. Försök att räkna ut de överenskomna ändringarna i mötet så att du inte spenderar mycket tid på revisioner.

Be om ett förslag för att godkänna protokollet med de överenskomna ändringarna. När en deltagare erbjuder en motion, be om en annan person i mötet för att utstationera rörelsen. De säger, Alla godkända. Fråga alltid om det finns någon som inte godkänner det. Förutsatt att inte, säg sedan: Protokollet från vårt senaste möte godkänns när de överenskomna ändringarna har gjorts.

11. Fila noggrant

Eftersom protokoll är ett juridiskt dokument, var försiktig när du arkiverar dem. Se till att dokumentets filnamn överensstämmer med filnamnen på tidigare inlämnade protokoll.

Ibland kanske medlemmar i organisationen vill granska de senaste minuterna. Vet var protokollet arkiveras!

En varning

I denna tid av högteknologi kan du fråga dig själv: Skulle det inte vara enklare att spela in mötet? Detta beror på organisationens protokoll, men förmodligen inte.

Var noga med att fråga vad reglerna är för den organisation där du tar några minuter. Kom ihåg att protokollet är ett register över vad som gjordes vid mötet, inte vad som sa vid mötet.

Protokollet återspeglar beslut, inte diskussioner. Trots deras namn är protokollet inte ett minut-för-minut-transkript.