Oavsett vilken verksamhet du bedriver, är oddsen att du spenderar åtminstone lite tid på möten. Dina möten kan vara stora gruppmöten, en-mot-en eller till och med jobbintervjuer. Du kanske till och med hoppar över mötet och tar konferenssamtal eller använder Skype. Oavsett vilken typ av möte du har planerat kan de här tipsen hjälpa dig att förbättra dina färdigheter för mötesinställningar.

1. Sätt agendor i förväg. Att veta vad du planerar att utföra i ett möte kan hjälpa dig att bestämma hur länge du planerar att stanna vid det mötet - förutsatt att du kan hålla dig till din agenda. Det kan vara svårt att få andra att hålla sig på rätt spår, men ingen vill verkligen spendera hela dagen i ett enda möte. Dessutom är det enda sättet att vara säker på att ditt möte är slutfört att slutföra en överenskommen agenda.
2. Erbjud tid och datum för möten. I stället för att gå igenom en lång fram och tillbaka, antingen via telefon eller via e-post, välj två eller tre mötestider som fungerar för dig och presentera dem för den andra hälften av ditt möte. Om du har att göra med en större grupp är det nästan garanterat att minst ett alternativ inte fungerar för någon, och att ha flera alternativ är ett mycket snabbare sätt att nå enighet.
3. Undvik snygga program. Medan det finns någon mycket snuskig mötesinställningsprogramvara där ute, försök att undvika att använda något ovanligt. Undantaget från denna regel är fester eller mycket stora möten. I allmänhet tar det längre tid att använda dessa applikationer än vad de är värda - det finns en inlärningskurva för nya användare och att behöva besöka en webbplats för att svara kan ta dubbelt så lång tid att svara på ett e-postmeddelande. Men när du försöker samordna stora grupper av människor kan användningen av en applikation ge en central plats snarare än att skicka ut stora satser med e-post.
4. Se till att du verkligen behöver ett möte. Massor av möten är inställda för enkla saker som att överlämna ett dokument för godkännande. Om det inte är tillräckligt kort för att det ska kunna granskas fullständigt under mötet, kan det vara värt att lämna in dokumentet och komma tillbaka senare för att svara på frågor och hantera godkännandeprocessen. Innan du faktiskt bestämmer ditt möte, tänk på om frågan skulle kunna hanteras på ett snabbare sätt.
5. Minimera restiden. En av anledningarna till att möten äter upp så mycket tid i våra kalendrar är resans behov. Vi måste resa till kundernas kontor, kaféer eller vart vi än möter. Vi kan minimera detta åtagande genom att föreslå att vi träffas på våra egna platser, träffas halvvägs eller hoppar över mötet personligen helt. Alternativ som telefonsamtal eller videokonferenser kan ofta hantera alla krav på det mötet du skulle köra över staden för.
6. Schemalägg tid för både förberedelser och debriefing. När du bestämmer ditt möte, tänk på vad du kan behöva göra för att förbereda dig för det - granska en rapport, förbered en presentation eller stryk din skjorta - och schemalägg tid för var och en av dessa aktiviteter före ditt faktiska möte. Det är också värt att planera en femton minuters prep-session precis före din tid för alla sista minuten-detaljer. Samma sak gäller efteråt: du kan ha vissa uppföljningsuppgifter att hantera efter ditt möte. Att schemalägga minst några minuter efter ett möte garanterar att du får tid att se till att dina anteckningar är färdiga och att någon form av ytterligare åtgärder åtminstone gör det till din kalender (om du inte kan göra det då).
7. Separata personliga och affärsmöten. Många av oss försöker ladda alla våra möten utanför kontoret till en dag. Om du ignorerar problemet med vad som händer om bara en kommer sent, har du frågan om att försöka växla mellan presentationen du just gav till en klient och det skott som läkaren väntar på att ge dig. Den typen av mental uppkoppling kan bara göra det svårare att hantera dina senare möten. Försök att planera dina personliga och affärsmöten på olika dagar.
8. Håll dina schemaläggare uppdaterade. Om du inte är den enda personen som planerar dina möten är det viktigt att hålla de andra i ögonen. Annars kan din betydande andra förvänta dig på en familjemiddag samtidigt som du avslutar ett större projekt. Jag gillar delade kalendrar, till exempel Google Kalender av just den anledningen, men det finns sätt att dela nästan alla typer av kalendrar om du är beroende av ditt eget system. Tidsplanerare kan inkludera din chef, din betydande annan, en administrativ assistent (din eller avdelningarna) och en hel mängd andra människor.
9. Begränsa inbjudna. Du kanske inte behöver hela företaget närvarande för en framstegsrapport. Bestäm istället vem som faktiskt behöver delta i ditt möte - du kan alltid skicka ut ett massmeddelande senare om folk känner sig utelämnade. Jag har varit i situationer tidigare där högre ups kändes utelämnade om du inte hämtade dem på varje enskilt möte du satte upp. Det bästa alternativet verkar vara att presentera mötet som något som inte skulle vara en värdefull användning av deras tid.
10. Bekräfta allt! Bekräfta när och var mötet är, vad dagordningen täcker, till och med hur man kommer dit. Allt du verkligen behöver är ett kort mejl en dag eller två före mötet som beskriver mötet och be om ett enkelt ja som svar om allt är korrekt.