Jag hittar kvitton på de galnaste platserna: inte bara hittar jag dem i plånböcker och plånböcker, men det är inte ovanligt att fiska dem ur arkivskåpet eller ut bakom soffan. När allt kommer omkring kan dessa små papperslappar glida iväg när ryggen vänds. Det enda sättet att hålla dem i linje är att ha ett enkelt organisationssystem. I åratal har det klassiska tillvägagångssättet varit en skokartong fylld med kvitton. Det är ett utmärkt sätt att se till att alla våra pappersbitar finns på ett ställe, men det lämnar fortfarande något att önska. Kom skattesäsong, vi får valet mellan att lämna rutan till en revisor eller sortera igenom dem själva. Reklam

Det finns andra planer som kan vara mer meningsfulla: vi kan eliminera mycket av det arbete som följer med att spåra utgifter med lite teknik. Alternativen nedan kan förenkla situationen och skapa en mjukare skattesäsong.

1. Håll dig till plast

Om du kan göra alla dina inköp med ett kredit- eller bankkort kan du kanske eliminera din kvittosamling. De flesta programvarupaket för bokföring kan hämta din kontoinformation för dina konton - och tolka den till en viss grad. Det finns dock vissa nackdelar med att helt förlita sig på dina kortuttalanden. De flesta identifierar inte precis vad du har köpt och det kan vara svårt att komma ihåg om en viss betalning till bokhandeln förra året var en utbildningskostnad. Kontantbetalningar kan också ske genom en stor skiftnyckel i systemet - det finns gott om möjligheter till utgifter som du behöver för att hålla reda på som bara är kontanter (tänk att dela en måltid med en klient). Det finns andra specifika problem som följer med om du väljer att använda ett betalkort eller ett kreditkort.Reklam

Du kan anteckna dina utgifter i de flesta bokföringsprogram, så så länge du håller jämna steg med dina kvitton kan du undvika att organisera och kategorisera dina kvitton utöver en gång i månaden. Det är inte en perfekt lösning, men det kommer inte att få din revisor att krypa på det sätt som skopåsen med kvitton gör.

2. Välj en tjänst

Mot en avgift kan tjänster som Skokartong tar dina kvitton och skannar dem. De använder ett system som inte bara känner igen texten och lägger den i ett format som du kan använda, men det kan också automatiskt kategorisera dina kvitton. Eftersom Shoeboxed och andra tjänster vanligtvis fungerar på månadsbasis kan antalet kvitton du kan skannas mellan nu och den 15 april komma kort. Du kan dock göra en kort triage på dina kvitton och eliminera alla de som inte faktiskt påverkar dina skatter: dagligvaror, filmer och vad som inte behöver kanske inte skannas, om du inte arbetar med att få alla dina utgifter och din budget under kontroll.Reklam

Priserna kan variera för sådana tjänster. Shoeboxed har planer som går från $ 9,95 per månad till $ 49,95 - Jag anser att det är en affär. Det är betydligt billigare än att betala någon för att skanna in dina kvitton åt dig.

3. Skanna in dina kvitton själv

Vid första anblicken kan det verka som att skanna in dina egna kvitton är ett steg bakåt från att betala en tjänst för att göra det åt dig. Men med rätt utrustning kan du ganska mycket automatisera processen hemma. I det här fallet är rätt utrustning en skanner avsedd speciellt för kvitton: Jag har använt Snygga kvitton systemet och tycker det är lättare än att packa upp mina kvitton och skicka dem. Jag sätter mig ner framför en tv-show eller film och matar in mina kvitton i skannern. Dess optiska karaktärsigenkänning är mycket bra - för de flesta kvitton extraherar skannern all relevant information och lägger den i ett format så att jag kan dumpa den i min bokföringsprogramvara (samt spara den som en PDF).Reklam

Huruvida prislappen som följer med att köpa en skanner bara för dina kvitton är värt det kan bero på hur många kvitton du planerar att bearbeta: beroende på var du hämtar skannern kan priset vara mer än kostnaden för ett års grundläggande plan på Shoeboxed - men mindre än en mellannivåplan. Använd den i mer än ett år, eller skanna fler kvitton med den än en tjänst tillåter, och det är faktiskt inte så dyrt. Och så länge du har kvittot kan du kanske skriva av skannern på dina skatter.

4. Going Old School

Om du hellre inte vill spendera pengarna på verktyg eller tjänster för att ta hand om dina kvitton för dig, finns det alltid den gamla skolan. Du kan skriva in dina kvitton i Excel eller ett annat bokföringsalternativ för hand. Men det är värt att notera att ett sådant tillvägagångssätt inte bara är dyrt i termer av tid: det kräver mer disciplin än de flesta är villiga att ägna åt att hantera kvitton. Om du hamnar lite efter kan det verka helt omöjligt att komma ikapp.Reklam

Andra tjänster och verktyg

Jag nämnde verktyg och tjänster som jag faktiskt har haft chansen att använda och funnit pålitliga. Men jag vet att det finns många andra alternativ där ute - om du har använt en tjänst eller ett verktyg för att organisera dina kvitton som du gillat särskilt, vänligen dela en länk i kommentarerna.