I mitt senaste inlägg talade jag om sex av de vanligaste arbetsvanorna som saboterar din produktivitet. Den första gärningsmannen på min lista var hur ofta du kollar din e-post. När jag skrev min senaste artikel upptäckte jag att det fanns massor av information om det ämnet, och det förtjänade verkligen sin egen dedikerade artikel.

När det gäller vår arbets-e-post ser de flesta av oss det som en boll och kedja. Vi måste ständigt kontrollera det, eller riskera vreden hos cheferna och medarbetarna som försöker kommunicera med oss. Om vi ​​inte svarar på ett e-postmeddelande inom fem minuter ses vi som lata eller oproduktiva.

Men enligt vissa experter är det faktiskt en viktig faktor som kan bidra till minskad produktivitet att kontrollera din e-post för ofta. Om du är en av dem varje gång min telefon svänger måste jag kolla min e-post omedelbart människor, läs vidare för att upptäcka varför du kan ha blivit din egen värsta fiende.Reklam

Hur ofta är normalt?

Så hur ofta kontrollerar den genomsnittliga personen sin e-post under en viss dag? Det är svårt att spåra tillförlitlig statistik. Enligt en omröstning , cirka 40% av personerna undersökte att de trodde att de kollade sin e-post mellan 6 och 20 gånger per dag. Naturligtvis är det svårt att säga hur korrekt en person är när man mäter sina egna e-postvanor.

Annan undersökning säger att 56,4% av människor bara kontrollerar sin e-post mellan 0-5 gånger per dag. Den studien är dock från 2009 och utan tvekan ganska daterad.

Kontrollera aldrig din e-post på morgonen

Oprahs favoritorganisationsexpert är en kvinna som heter Julie Morgenstern, författare till Never Check Email in the Morning. Gissa vad hon råder?

Enligt Morgenstern är det problematiskt att kontrollera din e-post när du kommer in på kontoret varje morgon eftersom det kan vara en falsk känsla av prestation. Du svarar på 40 e-postmeddelanden och du känner att du har gjort mycket arbete, men i verkligheten har du förmodligen fortfarande högar med pappersarbete, möten och telefonsamtal att göra. Att svara på e-post är viktigt för att göra ditt arbete, men det är inte alltid något som aktivt tjänar pengar för dig eller ditt företag.Reklam

Produktivitetsexpert Sid Savara håller också med Morgenstern. När det gäller e-post är okunnighet lycka. Det är därför om du har något viktigt du vill göra framsteg med, har jag dessa fyra ord åt dig: kolla inte din e-post. Så fort du står upp, arbeta med något viktigt i 30-45 minuter och först kontrollera det. Vänta ännu längre om du tål det. Vissa dagar kollar jag inte e-post alls förrän efter lunch ... All ny information du får kan få dig att bli distraherad. Jag kan inte kontrollera allt, men jag kan styra mina egna självdistraktioner.

24-timmarsmetoden

Andra människor hävdar att istället för att kontrollera dina e-postmeddelanden med början senare på dagen, bör du bara kontrollera dem en gång om dagen, på morgonen. Bland medlemmarna i detta läger finns produktivitetsexpert Elizabeth Grace Saunders . Hon rensar i allmänhet sin inkorg under de första 1-2 timmarna av sin dag och formulerar sin spelplan för resten av dagen efter det. Efter det tittar hon generellt inte på sin e-post igen för resten av dagen, så att hon kan fokusera helt på affärsutveckling och kundprojekt.

Detta är naturligtvis svårare om du är längst ner i livsmedelskedjan hos ditt företag. Men om du är i högsta ledningen eller om du är egenföretagare kan det vara ett bra sätt att öka din produktivitet att ställa in denna rutin.

När du är i tvivel, kontrollera diagrammet

Scott Scheper kontrollerar sin e-post två gånger om dagen och har skapat ett praktiskt flödesschema för att hjälpa dig att bläddra igenom alla olästa meddelanden i din inkorg.Reklam

Fråga dig själv tre grundläggande frågor varje gång du öppnar ett nytt e-postmeddelande:
1. Är detta relevant?
2. Kan jag lösa detta?
3. Kommer det att ta mindre än två minuter av min tid att ta itu med detta?

Genom att följa hans praktiska flödesschema utvecklar du ett nytt sätt att gå igenom din inkorg mer effektivt.

5 om dagen

Och bara om du inte hade fått tillräckligt många motstridiga expertutlåtanden, här är en till. Rod Kurtz of Business Week hävdar att du borde kontrollera din arbets-e-post fem gånger per dag.Reklam

Kontrollera din inkorg endast fem gånger dagligen - första på morgonen, mitt på morgonen, efter lunch, mitt på eftermiddagen och slutet av dagen. Eller ännu mindre om du är kapabel. Detta fungerar när du stänger av den automatiska sändnings- / mottagningsfunktionen, så att du kan fokusera på ditt arbete i upp till två timmar snarare än att ständigt avbrytas. Det fungerar när du grupperar sorteringen av ditt e-postmeddelande, vilket gör dig mer produktiv och effektiv när det gäller att hantera det.

Slutsats

Det finns en skillnad mellan att vara upptagen och att vara produktiv. Se till att du schemalägger din e-posttid på ett sådant sätt att du undviker att förväxla de två. Om du närmar dig din e-post med rätt attityd kan du öka din produktivitet med stormsteg.

Med Scott Schepers ord, En dag fylld med att skjuta brisen med anställda, svara på frågor, stirra på e-post, kontrollera sociala nätverk och chatta med kollegor gör dig inte rik. Det gör dig upptagen.Reklam

Vilken är din dagliga e-postrutin? Planerar du att prova något av dessa tips? Låt oss veta i kommentarerna nedan!