Det är inte bara du: Vi är alla livligare än vi brukade vara. Att utföra någon uppgift på ett tidseffektivt sätt känns bara omöjligt idag.

Oavsett om du är en arbetande mamma, en högskolestudent eller en liten företagsägare kan det vara svårt att hantera din tid. Mellan lektioner, möten, läkarmöten och barnens skolhändelser, hur hittar någon tid för träning eller, himlen förbjudet, kul?

Vi får alla 24 timmar om dagen. Så hur verkar det som om en del människor sprider sig genom sina uppgifter medan vi andra plundrar? De har lärt sig att vara både tidseffektiva och effektiva.

Innehållsförteckning

1. Vad innebär det att vara tidseffektiv?
2. Effektiv jämfört med effektiv
3. 6 sätt att vara tidseffektiva
4. Slutsats
5. Mer om tidshantering

Vad innebär det att vara tidseffektiv?

Merriam-Webster definierar effektivt som, Kan producera önskade resultat med lite eller inget slöseri (som av tid eller material).^[1]Men vad innebär det att vara effektiv i hur du spenderar dina dagar?

Att vara tidseffektiv innebär att förhandla om varje dag och samtidigt se till att du har tillräckligt med tid för icke-förhandlingsbara som sömn och egenvård. Effektivitet betyder inte alltid att man sätter sig vid ett skrivbord på morgonen, piskar ner en att göra-lista och lämnar kontoret kl. 17.00. Effektivitet innebär att du gör ditt bästa, trots interna och externa faktorer, och ger gott om tid att ta hand om dig själv.

Jag börjar mina arbetsdagar med att skriva ner mina leveranser. Oundvikligen får jag dock ett oväntat möte eller investerarsamtal. Ja, jag kunde stanna uppe hela natten och göra jobbet för att nå mina tidsfrister - men om jag gjorde det skulle jag vara för trött nästa dag för att få gjort något. Det är att vara effektivt, inte effektivt.

För att vara effektiv kan jag dela upp arbetet med en kollega eller slutföra hälften av uppdraget och begära en förlängning.

När du jonglerar med arbete, föräldraskap och ett socialt liv måste du kontinuerligt optimera dina dagar och hålla dig själv ansvarig. Men naturligtvis måste du fortfarande vara effektiv också.Reklam

Effektiv jämfört med effektiv

Enkelt uttryckt, att vara effektiv handlar om att uppnå ett specifikt resultat; att vara effektiv innebär att uppnå det resultatet utan att slösa tid eller ansträngning . I teorin måste du vara tidseffektiv för att vara effektiv, men så är det inte alltid.

Titta på det här sättet: Du har en uppgift att slutföra som tar en timme. Men mellan distraheringar som internet och kontorschatter, tar den uppgiften dig fyra timmar. Du uppnådde ditt slutmål, så du var effektiv, men du var inte effektiv eftersom det tog mycket längre tid än det borde ha.

Om du har ett jobb som håller tak över huvudet och mat på ditt bord, betyder det att du är tillräckligt effektiv på jobbet för att få en lönecheck varje månad. Din lönecheck återspeglar troligen inte hur mycket tid du spenderar på sociala medier varje löneperiod.

Undantaget är entreprenörer och frilansare. För att tjäna mer pengar måste människor som äger ett företag vara både effektiva och effektiva.

6 sätt att vara tidseffektiva

Effektivitet är en biprodukt av effektivitet. Även om det är säkert att säga att de flesta företagare är effektiva, är det en färdighet som övar.

Även om du inte försöker driva ett lönsamt företag kan du fortfarande dra nytta av det som framgångsrika företagsledare gör.

1. Ställ in mätbara mål

Även om varje företagare har sin egen metod föreslår produktivitetsexperter inställning SMART-mål . Specifika, mätbara, uppnåbara, realistiska och tidsberoende mål främjar både effektivitet och effektivitet - inte bara kan de uppnås realistiskt, men framstegen mot dem kan kontrolleras kvantitativt^[två].

Du kan lära dig mer om SMART-mål med följande video:Reklam

Anta att du vill ta in 100 000 $ per kvartal. Du kan ställa in milstolpar per vecka på $ 8000, vilket gör målet mer hanterbart och ger dig en kudde om du hamnar under en vecka.

Att sätta mål hjälper dig att vara tidseffektiv eftersom det fokuserar din energi på vad du vill ha. Det förbättrar i sin tur din förmåga att uppnå dessa mål.

2. Kommunicera på dina villkor

Oavsett om det är måltidsplanering eller produktutveckling, tar de flesta projekt ett team. Det betyder dock inte att du måste uppdatera din e-post var femte minut för uppdateringar. Arbetande yrkesverksamma slösar i genomsnitt 21 minuter per dag genom att helt enkelt överkontrollera sina inkorgar^[3]. Under fyra arbetsveckor, det är nästan sju timmar i månaden som du kan få tillbaka.

I synnerhet företagare måste vara försiktiga med e-post. Investerarmeddelanden kan till exempel förtjäna ett snabbt svar. Spelar det faktiskt någon roll hur snabbt du läser det anställds välkomstmeddelande du kopierades på?

Om en anställd behöver något omedelbart, be att de ringer till dig eller stannar vid ditt kontor. Ställ in en tid och ägna en eller två timmar per vecka åt kamma igenom hela inkorgen för att se till att du inte saknar något viktigt.

3. Standard att lita på

Även om du inte arbetar med ett team är du fortfarande beroende av andra. När min fru och jag lade till en tvättstuga på övervåningen i vårt hem, var jag tvungen att lita på entreprenörerna att göra sina jobb. Jag var tvungen att lita på min fru för att svara på alla dem. Var vill du ha det? frågor som oundvikligen kom upp.

Om jag inte hade försummat att lita på skulle jag ha saktat ner projektet och kanske till och med skrotat det helt.

Lär dig att lita på andra på samma sätt som din romantiska partner. Var tydlig om dina avsikter. Se till att dina handlingar överensstämmer med dina ord och anta att andras gör också.Reklam

Var uppriktig i hur du kommunicerar. Viktigast, acceptera att andra är unika individer. Inte alla arbetar eller kommunicerar på samma sätt, och det är okej.

4. Ta regelbundna pauser

Ju mer tid du spenderar på ett projekt, desto snabbare gör du det, eller hur? Inte nödvändigtvis.

Forskning tyder på att de mest produktiva, tidseffektiva arbetarna faktiskt tar flest pauser. En studie av Draugiem-gruppen visade att den perfekta arbetsrytmen faktiskt är 52 minuter följt av en 17-minuters paus^[4]. Även om studien inte tittade på andra typer av arbete är det en rättvis satsning som bryter för att främja effektivitet över hela linjen.

Ställ in en timer för att påminna dig om att ta en paus varje timme. Om kortare intervall är mer lämpliga för din uppgift, prova Teknik tomat . Arbeta i 25 minuter, gör sedan något annat för följande fem^[5]. Inte bara kommer du att göra mer gjort, men du kommer att vara mindre stressad att starta.

5. Använd dina resurser

För inte så länge sedan var jag tvungen att hugga ner några träd i min trädgård för att skydda mitt hus. Jag kunde ha dragit ut bogsågen och tillbringat nästa timme långsamt att skära mig igenom bagageutrymmet, men det gjorde jag inte, för jag hade en motorsåg i garaget. När jag väl avfyrat det tog trädarbetet ungefär tio minuter, vilket gav mig extra tid för andra uppgifter.

Ta samma inställning på jobbet. Om du behöver överföra information mellan flera webbläsarfönster på din dator kan du ständigt klicka fram och tillbaka mellan flera flikar. Eller så kan du ansluta reservmonitorn som sitter i lagring, vilket skulle hjälpa dig att arbeta snabbare och göra färre fel.

6. Vet när du ska säga nej

Små projekt har en dålig vana att flyga till större. Om allt du tänker göra är att klippa din trädgård, håll dig till det. Berätta inte för dig själv (eller låt någon annan berätta) att du också måste klippa buskarna och dra ogräs.

Få gjort vad du vill och fortsätt. Det är både effektivt och tidseffektivt.Reklam

Vad händer om det är ett arbetsprojekt? Du kanske inte kan säga nej direkt till din chef, men du kan föreslå alternativ. Om du är orolig för att en uppgift är slöseri med tid, kasta ut en annan idé.

Om du verkligen inte har tid i din kalender, be honom eller henne att hjälpa dig att prioritera din projektlista. Gör det rätt, så kan din chef tacka dig för att du sparar tid för företaget.

Att ha full förståelse för tidshantering är nyckeln till att veta när man ska säga nej och när något kan vara vettigt för en tidsinvestering.

Lär dig mer om konsten att säga nej med Denna artikel.

Slutsats

Planering är nyckeln. Oavsett om du är en företagare som jag eller en hemmaförälder, har du ett jobb att göra. Arbetet i sig kan skilja sig, men värdet av att vara tidseffektivt och effektivt gör det inte. Om du vill lyckas - och har tid för dig själv att spara - tänk innan du maler dagen bort.

Att arbeta klokt är bättre än att arbeta hårt. Att lära sig att lita på andra är viktigare än att resultatet ser ut precis som det du tänkte på. Effektivitet och effektivitet kan skilja sig åt, men båda handlar om två saker: att ha en plan och svänga efter behov.

Mer om tidshantering

• 20 snabba tidshanteringstips för att öka din produktivitet
• 10 praktiska sätt att förbättra dina tidshanteringsfärdigheter
• Hur man kan vara produktiv på jobbet: 9 grundregler

Utvalda fotokrediter: Alex Presa via unsplash.com

Referens