David Allen Få saker gjorda boken har funnits i över tio år nu och har helt förändrat sättet som många kunskapsarbetare arbetar och spelar.

Systemet har hjälpt mig och mitt teamhär på Lifehack få sitt viktigaste arbete gjort dagligen, månadsvis, veckovis och livligt.

Men vad händer om (det här är en stor tänk om) det fanns något bättre där ute än GTD för att öka din produktivitet och samtidigt minska ditt livs överväldigande? Vad händer om det finns något bättre och passar det sätt som kunskapsarbetarens livsstil fungerar?

Du kan sluta oroa dig och titta. Jag är här för att berätta att GTD är det bästa produktivitetssystemet eftersom det kan anpassas för att passa din livsstil, har de övergripande modellerna som du kan använda under en livstid och innehåller två hemligheter vapen för personlig produktivitet.

1. Det är svårt att grok i början men kommer att bli din andra natur.

En av de främsta anledningarna till att människor ger upp GTD, särskilt i början, är att det verkar vara mycket med det.

Du menar att jag måste gå ut och köpa en etikett, arkivskåp, klisterlappar, några lista som skapar appar och bättre pennor? Nej, inte om du inte vill.

Herr Allens bok föreslår att få lite redskap för att komma igång men du behöver inte göra det, du kan börja GTDing med en skitbok och penna.

En annan sak som GTD föreslår är att det tar hela två dagar att samla in och bearbeta allt i ditt personliga och professionella liv. Jag kommer ihåg att jag läste det och tänkte, hur i helvete är det ens möjligt? Jag har för mycket saker att göra och jag vill få det gjort nu!

Att ge dig själv två hela dagar för att städa upp och städa upp ditt liv skulle vara fantastiskt, men du kan komma igång genom att samla in och bearbeta när du går.Reklam

Idén om nästa åtgärder och projekt kan vara främmande (även om de är välkomna!) För någon som har använt dagliga todo-listor för att åstadkomma saker tidigare. Vissa människor fastnar och förvirras med att ha så många listor och saker på dessa listor.

För det mesta beror detta på brist på att fylla i korrekta veckovisa recensioner. När man väl har kommit överens med GTD, samlar och ordnar saker i rätt listor och sedan granskar det konsekvent kommer förvirringen att försvinna.

GTD tar tid och övning för att förstå och använda. Men efter en tid blir det utövarens andra natur. Detta är bara med hjälp av modellerna som Mr. Allen har skapat.

2. Det är en allt-i-ett-kreativ modell med alla väsentliga begrepp.

Vissa tror att Allen skapade idéerna bakom GTD. Det är inte riktigt sant.

Vad vi kan ge honom hans kredit för är att identifiera de saker som upptagna yrkesverksamma och människor gör för att få mer gjort med minst ansträngning och stress. Han satte sedan ihop dessa rektorer och skapade en modell för produktivitet.

I stället för att göra vad många produktivitetsguruer gjorde före honom, bestämde Mr. Allen att att närma sig ditt arbete från en botten upp-tillvägagångssätt var det snabbaste sättet att göra dig mer produktiv så snabbt som möjligt.

Efter att ha rensat dina däck med dina nästa åtgärder och identifierat dina projekt var det då lättare att känna igen dina större livsmål och vad ditt liv innebar. Sedan ändrar du dina projekt för att nå dessa mål.

Mr. Allen gav oss Fem faser av arbetsflöde (samla, bearbeta, organisera, granska och gör), den naturliga planeringsmodellen för att skapa och gå vidare på projekt, 2-minutersregeln och många andra saker som vi kan använda för att få saker gjort.

Dessa idéer var alltid där; Mr. Allen var smart och kreativ för att sätta ihop dem alla i ett trevligt paket. Modellerna av GTD gör det till det bästa produktivitetssystemet eftersom man alltid kan gå tillbaka till systemets grunder för att komma tillbaka till ett flöde i sitt arbete och liv.Reklam

3. Alternativen till GTD saknar alltid något.

Det finns några alternativ där ute till GTD som Lär dig din arbetsdag nu (även One Minute Todo List), GSD , Få resultat på det smidiga sättet , ZTD , och många andra.

Saken är att nästan alla dessa antingen tar saker från Mr. Allens modell eller inte omfattar den större bilden av arbete och liv så att många viktiga saker faller genom sprickorna.

Jag har provat de flesta av dessa andra alternativ (om än inte under väldigt långa tidsperioder) och jag kände alltid att något saknades. Det var det kompletta systemet som GTD erbjuder mig som dessa alternativ inte täckte.

Att få resultat på den smidiga vägen är till exempel mycket intressant, men om du tittar mer på det kommer du att se att det är starkt baserat på GTD-kärnprinciper. Agile Results lägger sedan till ett topplager för att se till att du får resultat under din vecka, vilket verkligen är en modifierad veckovisa granskning som Allen föreslår i GTD.

Så det verkar som att alternativen till GTD bara är modifierade versioner av Mr. Allens system, inte helt olika idéer om hur du ska hantera ditt arbete.

Ja, de kanske fungerar för vissa andra men vi måste se att utan GTD skulle de flesta av dessa system inte existera i sin nuvarande form vilket gör GTD till en slags pelare för produktivitetssystem.

4. Det spänner över personliga och professionella verk.

GTD bryr sig inte om ditt arbete är professionellt eller personligt. Det är allt fungerar i ögonen på ditt system .

Naturligtvis kan du separera arbetsuppgifter till hemuppgifter och projekt, men det behöver du inte om du inte vill.

Allt tar lika mycket fysiskt RAM i din hjärna så att allt kan behandlas som arbete, allt från att skapa TPS-rapporter till att köpa hundgodis för valparna. Allt anses vara arbete enligt GTD-standarder.Reklam

5. Det får dig att börja vidta åtgärder.

Jag sa till dig att det fanns två hemligheter som gör GTD till det bästa produktivitetssystemet, minns du? Dessa hemligheter är att fånga och tanken på nästa åtgärd .

Ett av de största problemen som GTD försöker lösa är idén att arbetare har för många öppna slingor i sina liv. Öppna slingor är i princip alla de saker som vi har åtagit oss att göra men inte har hållit reda på dem på något sätt (annat än i våra felfria hjärnor).

Stress framkallas när vi har för många öppna slingor samtidigt och inte låter dem fångas in i ett system som vi kan lita på att de befinner sig i. Våra tankar börjar springa och det går nerför backen därifrån.

Att fånga är nyckeln till att hålla dig själv sane.

Gå in, fånga. Att fånga låter GTD-utövaren stänga de öppna öglorna i sitt liv genom att skriva ner dem och hålla dem borta från sinnet. Det är så man börjar komma till den aspekt av sinnet som vatten och börjar lindra stressen av alla de saker de har hållit i sitt sinne så länge.

Att identifiera nästa åtgärd i ett projekt är en annan hemlighet för GTD.

Att se vad den absoluta nästa fysiska åtgärden är gör att vi kan ta det första steget i att slutföra ett projekt av vilken storlek som helst. Problemet med många projekt som är stoppade eller ännu inte slutförda är att de inte har genomtänkt och nästa fysiska åtgärd för att få projektet att flytta har inte identifierats.

När jag började identifiera nästa fysiska åtgärd blev jag förvånad över att se hur snabbt jag kunde få ett fast projekt att flytta, oavsett hur lite nästa åtgärd egentligen var. Saker som, ring Bob för att få namnet på hans revisor är tillräckligt för att utlösa ett stort projekt som Form your LLC.

Fånga och nästa åtgärder är hemligheterna för varför GTD är det bästa produktivitetssystemet.Reklam

Slutsats

Om du tar in de flesta aspekterna av GTD, kommer du att känna en lättnad över ditt arbete och ditt liv som du inte har känt förut.

GTD är det bästa produktivitetssystemet eftersom det spänner över ett så brett utbud av användningsfall och är enkelt och komplext för att stödja ett personligt system och kan användas för några av dina största projekt på jobbet.

GTD: s bottom-up-strategi för produktivitet hjälper dig att få de pressande sakerna gjort i ditt liv så att du kan få energi att svara på frågan vad är mitt livsändamål? Det hjälper dig att granska dina framsteg varje vecka och låter dig planera effektivt för framtiden.

Och med GTD: s fångst och nästa actionidéer kan du använda den för att omedelbart stänga öppna slingor och flytta döda projekt framåt.

Även om GTD har funnits ett tag nu visar det sig fortfarande vara det bästa produktivitetssystemet som vi som kunskapsarbetare har tillgång till.

Om du vill lära dig mer om GTD-systemet, missa inte vår exklusiva intervju med David Allen:

GTD Leaders: En Lifehack exklusiv intervju med David Allen och Mike Williams

Utvalda fotokrediter: Unsplash via unsplash.com