Det ena mötet är ett avgörande och ofta underskattat ledningsverktyg.

Det är inte bara ett ärligt sätt att få kontakt med anställda och dela den nödvändiga informationen med dem, men det är också ett utmärkt sätt att höra deras feedback.

Vad som är ännu viktigare - mötet på ett möte är en möjlighet att forma din medarbetares upplevelse och uppfattning om dig som chef. I många fall kommer vad de tycker om dig och din ledningsstil också att återspeglas i deras åsikt om hela företaget eller organisationen som du representerar.

Att köra effektiva möten mot varandra bör vara en prioritet för dig som chef eller teamledare. De 11 tipsen i denna artikel hjälper dig att få ut det mesta av denna viktiga tid.

1. Kom i rätt tänkesätt

En ordentlig session på en start börjar redan före mötet när du förbereder dina anteckningar och din inställning för det.

Att se mötet som en ovälkommen distraktion i din hektiska dag kommer inte att nå dig långt.

Ta istället några ögonblick för att rensa ditt sinne och fokusera på personen du ska träffa.

Börja med att granska dina anteckningar från den föregående en-mot-en med den anställda, ta en titt på deras senaste resultatstatistik, markera eventuella klagomål eller beröm du har fått om dem.

2. Gör en-mot-en-möten till en vanlig sak

Frekvensen av dina en-mot-en beror till stor del på din företagsstorlek och din ledningsstil. Vissa källor säger att sådana möten ska vara veckovisa, medan andra säger att ett schema två eller veckor skulle göra tricket.

En bra idé är att ställa in nästa återkommande möte i slutet av varje pågående möte så att båda parter kan planera framåt för det.

Tänk på frekvensen och längden som inte verkar för mycket för dig eller dina anställda, men som ändå räcker för att hålla alla i slingan och behålla kontinuerlig kontakt.Reklam

Nya anställda bör ha en-mot-en oftare, minst en gång i veckan eller två veckor.

Återkommande sessioner i taget gör feedbackdelning till en rutin och uppmuntrar en kultur av ärlighet. Dessutom får regelbundna personliga samtal anställda känna sig förstådda, betrodda och värderade i företaget - vilket ökar deras inneboende motivation.

3. Ställ in en tidsgräns för mötena

Planera tillräckligt med tid för dessa konversationer, men gör dem inte för långa heller.Ingen ser fram emot möten som tappar fokus och bara drar för evigt.

Den optimala längden på varje session beror också på frekvensen för dessa möten - om du till exempel träffas varje vecka kan det vara tillräckligt med en 30-minuters session. Om du träffas en gång var fjortonde vecka eller en månad kan 60 minuter vara mer effektiva.

Framgångsrika chefer som Andy Grove, grundare och tidigare VD för Intel, har rekommenderat att göra en-mot-en som varar i minst en timme: ”

Något mindre, enligt min erfarenhet, tenderar att få den underordnade att begränsa sig till enkla saker som kan hanteras snabbt.

4. Gör en lista över ämnen att diskutera

En allmän plan eller struktur för mötet kan hjälpa till att få konversationen igång - särskilt under de första mötena. Du behöver dock inte hålla fast vid planen oavsett vad. Se det snarare som en referens som kan hjälpa till om konversationen fastnar eller glider för långt från ämnet.

En mötesagenda kan också vara till hjälp om den anställde är inåtvänd och inte sannolikt kommer att prata på egen hand.

Du kan till exempel förbereda tre till fem ämnen som du är mest intresserad av att veta om. Eller så kan du hålla en lista med frågor framför dig, men kom ihåg att vara flexibel - du behöver inte ställa dem alla om konversationen flyter naturligt.

Några idéer för frågor som sannolikt kommer att generera grundliga svar:

• Vilken del av dagen känner du dig mest produktiv? Känner du att du behöver ett annat arbetsschema för att förbättra ditt välbefinnande och produktivitet?
• Vilka är dina senaste prestationer som gör dig stolt?
• Har du några förslag som kan hjälpa oss att arbeta bättre som ett team?
• Finns det någon i teamet som du har svårt att arbeta med? Kan du förklara varför?
• Vilka av dina uppgifter håller dig engagerad och inspirerad? Finns det ett sätt att göra dina dagliga uppgifter mer engagerande?
• Vilka är de viktigaste flaskhalsarna i ditt nuvarande projekt? Kan jag på något sätt hjälpa till att flytta den vidare?
• Vilka är de saker som oroar dig i ditt jobb eller i kontorsmiljön i allmänhet? Har du någonsin känt dig undervärderad här?
• Känner du att du lär dig tillräckligt på jobbet? Vilka områden vill du lära dig mer om?
• Vad kan jag göra för att förbättra min ledningsstil eller för att stödja dig bättre?
• Vilka projekt eller uppgifter skulle du vara intresserad av att arbeta med nästa?

Pro typ: Reklam

Googles tidigare VD Eric Schmidt brukade starta sina en-mot-en genom att jämföra sina listor med de som hans anställda ombads att förbereda före mötet.^[1]Objekten som hittades i båda listorna prioriterades eftersom de sannolikt var de mest pressande frågorna.

5. Håll det avslappnat och ändra inställningen

Om du strävar efter att ha en ärlig, avslappnad och uppriktig konversation med din anställd, tänk inte bara på dina ord och kroppsspråk utan också på atmosfären vid mötet.

Ditt mål är att vara professionell och produktiv, men inte nödvändigtvis besvärlig eller inaktuell.

Hitta först en avkopplande plats för en privat konversation. Mysiga möbler, varma färger, kontorsväxter eller till och med en annan vy från fönstret har potential att väcka upp nya idéer och förslag. Men du behöver inte ens hålla dig till ett mötesrum - varför inte gå en promenad eller ta en kaffe på ett närliggande kafé?

VD för produktivitetsspårningsprogramvara DeskTime, Artis Rozentals, anser att möten en och en bör äga rum utanför kontors vanliga begränsningar:

Jag hittar en möjlighet att gå på en längre en på en lunch med var och en av mina teammedlemmar för att diskutera allt i en avslappnad atmosfär.

Han tillägger att informalitet inte betyder att mötet äger rum utan förberedelser.

Före mötet tar jag upp de aktuella frågorna och uppgifterna och delar det med respektive anställd så att vi båda kommer beredda och har en fruktbar konversation.

6. Fokusera på den anställde

Den anställde ska vara huvudfokus för en-till-en-samtal. Den berömda amerikanska affärsmannen och författaren Ben Horowitz rekommenderar att en chef bara ska prata i 10% av tiden lämnar resten av samtalen till teammedlemmen.

Kom ihåg - som personen i maktpositionen bör du lägga ditt ego åt sidan och stödja din anställd så bra du kan.

Helst kommer konversationen att flyta naturligt kring det som betyder något för honom eller henne. Om det inte gör det, ställ öppna frågor som kan hjälpa dem att utarbeta sin ståndpunkt och uttrycka sin feedback (se tips nr 4).Reklam

7. Lyssna som om du menar det

Din uppgift är inte bara att låta din medarbetare prata. Det är också att lyssna - aktivt. Det betyder att du inte lyssnar bara för att vara artig. Du försöker faktiskt förstå och komma ihåg allt som delas.

Några aktiva lyssningstekniker:

• Förbli öppen, självsäker och lyssna på personen utan att dra ensidiga slutsatser.
• Visa den anställde du uppmärksammar och sammanfatta ibland vad de säger.
• Dubbelkolla om du förstod vissa uttalanden rätt för att undvika missförstånd (till exempel: ”Fick jag rätt att du vill att marknadsföringsteamet ska gå med i detta projekt för att undvika ytterligare förseningar?”).
• Var mottaglig för allt du hör - även kritiken om ditt företag eller din egen prestation.

8. Dela relevant information

Vi nämnde redan att arbetsgivaren borde prata mindre och lyssna mer. Men om du har något viktigt att säga, och det påverkar denna anställd personligen eller professionellt, är det ett möte som är dags att säga det.

Förbereder du ett nytt projekt eller en ny strategi som den anställde borde veta om? Testar du några nya ledningsmetoder och vill att de ska vara ombord? Kommer nya förändringar att påverka företaget eller ditt team i synnerhet?

Se till att du håller varje anställd i slingan för att undvika skvaller och felinformation som sprids på kontoret. Om du berättar nyheterna personligen kommer de också att känna sig mer uppskattade och uppskattade.

9. Skriv ner anteckningar

Troligtvis har du ansvaret för mer än en eller två anställda, så du bör inte lita på ditt minne för att markera alla viktiga punkter som varje lagmedlem tar upp.

Det rekommenderas dock inte att skriva anteckningar på din dator under mötet. Varför?

Att ha en bärbar dator öppen kan lätt tolkas som distraherad och inte särskilt intresserad av konversationen.

Så du måste ta anteckningar på det gammaldags sättet - genom att skriva ner dem i en anteckningsbok, journal eller ett papper.

Genom att ta anteckningar kan din teammedlem se att du är aktivt engagerad i mötet och att de utlagda punkterna kommer att beaktas. Med andra ord - att detta inte bara är slöseri med deras tid.

10. Lämna med en uppgift eller avhämtning

Precis som allt annat affärsrelaterat borde möten en och en ha ett syfte och ett verkningsfullt resultat. Med andra ord, se till att du, din medarbetare, eller helst ni båda, lämnar med en åtgärd eller en uppgift som ska slutföras.Reklam

För att stärka detta, skicka ett snabbt e-postmeddelande efter mötet på en gång, och tvätta de viktigaste sakerna du gick igenom. Detta kommer att säkerställa att ni båda är på samma sida och är medvetna om nästa steg som varje sida ska ta.

Ett sammanfattande e-postmeddelande tar några minuter till av din tid men kommer utan tvekan att vara värdefullt i det långa loppet.

11. Försumma inte en-mot-en med dina fjärranställda

Idag arbetar allt fler chefer med ett team som delvis (eller helt) består av fjärranställda. Om du är en av dem, vet du detta:

Möten i taget är ännu mer kritiska när det gäller ditt fjärrlag.

Varför? Eftersom du kan känna ditt eget teams känslor varje dag på kontoret. Samtidigt kanske du inte har någon aning om hur dina outsourcade eller avlägsna anställda känner.

VD för print on demand startup Utskrivbart , Davis Siksnans, leder ett företag med 500 anställda som spänner över två kontinenter. Förutom att ha kvartalsmöten för alla anställda, kräver han att chefer har regelbundna en-mot-en med var och en av sina teammedlemmar,^[två]förutom halvårsvisa resultatgranskningar.

Han påpekar:

Det är ett utmärkt sätt att visa att chefer bryr sig om den anställdas prestationer och välbefinnande. Ämnen dyker upp som annars inte skulle vara i en vanlig diskussion, till exempel vilken typ av musik som spelas på kontoret.

Santa Lice-Kruze, HR-direktör på Printful Lettland, håller med Davis och annonser:

Konversationer måste byggas på en grund av öppenhet och ömsesidigt förtroende. Det är dags att fråga hur människan mår, om hans eller hennes balans mellan arbete och privatliv, hälsa, aktiviteter utan arbete etc. Du måste verkligen fråga om och hur du kan hjälpa till med någonting.

Se öga mot öga med dina anställda

Som chef måste du vara konsekvent i allt du gör - och ett och ett möte är inget undantag. De behöver inte äga rum varje dag eller till och med varje vecka, men du måste vara engagerad i dem varje gång.Reklam

Kom ihåg - ditt primära mål är att stödja dina anställdas resultat. Att ha en regelbunden personlig chatt med var och en av de personer som rapporterar till dig hjälper dig att se en ökad medarbetarengagemang. Och detta kommer sannolikt att leda till förbättrad företagskultur och högre produktivitet för hela företaget.

Fler ledarskapstips

• 5 typer av ledarskap som hjälper dig att bygga ett team med hög prestanda
• Behärska dessa 10 ledningsförmåga för att bli en stark ledare
• Ledarskap vs ledning: Är en bättre än den andra?
• 15 bästa ledarskapsböcker som varje ledare måste läsa för att uppnå framgång

Utvalda fotokrediter: rawpixel via unsplash.com

Referens