Att hitta en effektiv och framgångsrik chef som inte vet hur man ska hantera sin tid och deras anställda är lite som att hitta en enhörning. Du kommer inte, för de finns inte. Alla får lika många timmar på dagen för att utföra de uppgifter som behöver deras uppmärksamhet, hur du använder din tid kommer i slutändan att avgöra om du lyckas med att slutföra dessa uppgifter eller inte.

Oavsett om du är en förstagångschef eller helt enkelt behöver en uppfriskningskurs, kommer att lära dig och tillämpa rätt tidhanteringsförmåga långt i din karriärsucces.

Innan vi hoppar in i effektiva tidshanteringsfärdigheter för chefer, ska vi diskutera varför och vad i samband med tidshantering. Tidshantering är helt enkelt en metod för att organisera hur man bäst kan använda dygnet runt för att utföra personliga och professionella uppgifter.

Eisenhower Matrix, utvecklad av USA: s president Dwight Eisenhower, delade tidshanteringen i fyra grupper:^[1]

Gör först, schemalägg, delegera och gör inte.

Alla tidshanteringsfärdigheter faller någonstans inom denna matris. Att lära dig att bryta upp din tid och dina uppgifter effektivt gör att du kan uppnå mål och framgångsrikt leda ditt team - utan att förlora din förnuft.

1. Lär dig att planera mål korrekt

Benjamin Franklin sa en gång,

Om du inte planerar, planerar du att misslyckas.

Den grundande fadern slog verkligen spiken på huvudet och det är viktigt att lära sig att planera ditt lags mål korrekt. När det gäller mål bör du ställa in dagliga, veckovisa, månatliga och till och med årliga mål som kan delas upp i hanterbara uppgifter.

Om du till exempel har ett mål att öka trafiken till företagets webbplats med 10 procent under ett år måste du ställa in mätbara milstolpar varje vecka, månad och vid sexmånadersgränsen för att hålla målet på rätt spår .

Ta en titt på dessa guider för att sätta upp kortsiktiga och långsiktiga mål:

• Hur man sätter korta mål för ett framgångsrikt och mycket uppfyllande liv
• Surefire-sättet att sätta långsiktiga mål och nå framgång

2. Bra kommunikation kommer att göra en värld av skillnad

Bra kommunikation kan skapa eller bryta alla relationer - personliga eller affärer - och när en chef kämpar med sin tidshantering lider kommunikationen ofta. Men om en chef tar sig tid att lyssna och tydligt kommunicera med sitt team och kunder kan det göra stor skillnad i ett företags framgång.

Var noga med att kommunicera regelbundet med dina teammedlemmar för att säkerställa att de arbetar mot milstolpar som tydligt har lagts fram. En chef som tydligt och regelbundet kommunicerar med kunder är också mer benägna att växa sin verksamhet. Var noga med att få ut det mesta av din tid med tankeväckande kommunikation.

Lär dig 7 sätt att säkerställa effektiv kommunikation på jobbet .

3. God organisation är nyckeln

Stark organisation som involverar både delegerade uppgifter och din faktiska arbetsyta är avgörande för effektiv tidshantering för chefer. Om ditt team är oorganiserat och människor är oklara om vilka uppdrag som finns på deras tallrik eller vem de ska vända sig till för att få hjälp, kommer eventuella uppsatta mål att drabbas.

God kommunikation och bra organisation går hand i hand när det gäller att utnyttja sin tid.Reklam

När det gäller organisationen av din arbetsyta, ja, om du gillar att hålla ditt sovrum rörigt hemma, så är det ditt företag, men rörighet har ingen plats i affärer. Varje minut som du letar efter en felplacerad fil är en slösad minut som kunde ha använts bättre.

Varför inte titta på dessa 15 bästa organisationstips för kontorsorganisation och mer gjort ?

4. Effektiv delegation är allt

Effektiv delegering hjälper dig att ställa in dina teammedlemmar för att arbeta säkert och effektivt. Som chef är det ditt ansvar att bedöma vem som är bäst lämpad för vilken uppgift och att tilldela det ansvar som följer med det. Underlåtenhet att ta ledningen och delegera uppgifter kommer bara att slösa bort både dig och dina teammedlemmars tid.

Genom att noggrant delegera olika uppgifter och se till att din personal har allt de behöver för att slutföra dessa uppgifter kommer teammedlemmarna att vara mindre behövande för dig när det gäller att få jobbet gjort.

Lär dig konsten att delegera i den här guiden: Hur man delegerar arbete effektivt (den definitiva guiden för ledare)

5. Planera de rätta uppgifterna vid rätt tidpunkt

Om du byggde en bil skulle du inte börja med att försöka installera ljudsystemet innan ramen var på plats, eller hur?

Det första blocket i Eisenhower Matrix är Do First, det vill säga bestämma vilka viktiga uppgifter du behöver slå ut innan du går vidare till nästa sak. Det kan vara små saker som att svara på en fråga från din chef eller så kan de vara större, till exempel att slutföra planerna för en ny strategi för sociala medier.

Poängen är att se till att du lär dig att prioritera de viktigaste uppgifterna för varje dag, hur länge du behöver slutföra dem och när de ska behandlas.Reklam

Här är en teknik som hjälper dig att prioritera uppgifter: Hur man prioriterar rätt på 10 minuter och arbetar 10 gånger snabbare

6. Lär dig att känna igen multitasking-fällor

Alla har flera saker de behöver göra, men när vi försöker jonglera alla dessa saker på en gång kommer vissa att slå golvet. Det är alldeles för lätt att börja arbeta med en uppgift och sedan hoppa in i din e-post eftersom du har en ping på din telefon. Detta är hemskt för att bryta din koncentration och tvingar bara din hjärna att spela inhämtning.

Ställ istället in specifika tidsblock på dagen för att kontrollera och svara på e-postmeddelanden. Genom att fokusera på en uppgift i taget kommer du att slutföra jobbet tidigare och ge det din hjärns fulla uppmärksamhet.

Prova dessa 9 tips om hantering av multitasking som förbättrar din produktivitet.

7. Lär dig att prioritera inte bara din tid, utan hjälp anställda att prioritera deras

Vi kanske tror att vi ägnar en solid åtta timmar om dagen till de viktigaste uppgifterna i våra jobb, men forskning visar att det inte är vi som vanligtvis är fallet.^[två]Du kan hjälpa ditt team att få ut det mesta av sin tid (och din) genom att ibland göra en tidsgranskning. Avsätt en dag där du får din personal att följa vad de gör och hur lång tid de spenderar på att göra det.

Se till att du är tydlig med att den här övningen är avsedd att hjälpa anställda på lång sikt och inte är ett sätt att rensa fattiga arbetare. Förhoppningsvis, med tillräckligt med data, kan du och ditt team bättre avgöra vad som fungerar och hur man kan undvika arbetsfördröjningar eller avbrott.

9. Att hålla koll på utseendet kan gå långt

Precis som sjömän ser till sin kapten för vägledning i en storm måste dina anställda känna att du hanterar din tid bra. Om varje gång dina anställda närmar dig dig, är du trött och bråttom, är de mer benägna att hålla ut med att komma till dig om viktiga frågor.

Det kan finnas en tillfällig dag när du kämpar för att hålla ihop allt, men att hålla utseendet på en chef som ligger ovanpå sitt tidshanteringsspel kan verkligen hjälpa till att påverka andra att hantera sin tid också.Reklam

10. Vet vad du ska göra när din tallrik blir för full

Lite tryck och en deadline kan vara en kraftfull motivator när det gäller att gå ner och få saker gjorda. Om du upptäcker att din lista över måste-göra-jobb blir lite för lång kan det vara en indikator på två saker:

En möjlighet är att du inte hanterar din tid så effektivt som du kunde vara. Om så är fallet, gå tillbaka till början och granska.

Även den bästa chefen har dock sina gränser och det finns bara så många minuter på en dag. En bra chef försöker inte göra alla uppgifter som kommer dem själva. De vet hur de bäst kan använda sin personal för att säkerställa att målen uppnås och de vet när deras arbetsbelastning är kapacitet.

11. Förstå 80/20-regeln

Enligt Pareto-principen eller bättre känd som 80/20-regeln kommer 80 procent av resultaten från bara 20 procent av åtgärderna. De andra 20 procenten av resultaten kommer från ... du gissade det, 80 procent av åtgärderna.

När det gäller hur allt detta påverkar tidhanteringen för en effektiv chef, ja, det måste man göra, inga ursäkter prioriterar kanske bara 20 procent av ditt jobb, men de ger de största resultaten. De återstående 80 procenten av uppgifterna kan troligen delegeras ut bland personalen i ditt team.

12. Var inte rädd för att ta en paus när det behövs

Om du arbetar som ett godståg varje sekund på dagen utan att ta några minuter att gå tillbaka och andas, kommer du att uppleva utbrändhet. Utbrändhet är den där lömska mördaren för tidshantering som kryper upp när du försöker se till att inte en enda minut går oförmögen åt jobbet. Resultatet är att du snart kommer att ha mindre energi och koncentration och så småningom kan ditt arbete drabbas av din mentala hälsa.

Det är viktigt att planera stilleståndstid för dig själv. Så uppmuntra dina anställda att ta pauser och glöm inte att ta dem själv. Några pauser under hela arbetsdagen kan gå långt för att sätta dig i rätt inställning för att få ut det mesta av din tid.

Slutgiltiga tankar

Det är lätt att fastna i den dagliga verksamheten och hitta dig att utveckla ohälsosamma vanor som chef. Fokusera på att bygga ut rekommendationerna i den här artikeln och ägna tid åt att ge ditt team. Inte bara kommer den totala produktiviteten att förbättras, du kommer snabbt att bli en fantastisk och respektabel ledare.Reklam

Mer om arbetsproduktivitet

• Hur man kan vara produktiv på jobbet: 9 grundregler
• 50 sätt att öka produktiviteten och uppnå mer på kortare tid
• Hur produktivitetsformeln kan motivera anställda att arbeta effektivt

Utvalda fotokrediter: Proxyclick Visitor Management System via unsplash.com

Referens