Förmågan att delegera är ett av kännetecknen för en framgångsrik ledare. Delegation är en av de bästa hanteringsverktyg för att öka anställdas moral, arbetstillfredsställelse, förtroende mellan teammedlemmar och chef och företagets resultat. Det hjälper också till med tidshantering.

Medan effektiva delegeringstekniker sällan lärs ut, är den goda nyheten att delegering är en färdighet som alla andra som kan förvärvas.

Innehållsförteckning

1. Vad är delegation?
2. Hur förbättrar delegationen teamledningen?
3. Hur man delegerar ordentligt
4. Att veta vad som bör och inte bör delegeras
   • Vad bör delegeras
   • Vad bör inte delegeras
5. Slutsats
6. Fler tips om delegering av uppgifter

Vad är delegation?

Delegation kan definieras som handlingen att bemyndiga att agera för en annan.^[1]Med denna skenade kraft kan en person, vanligtvis en underordnad, utföra specifika aktiviteter (normalt ges av en chef eller chef). Delegation är ett ledningsverktyg utformat för att öka en organisations effektivitet.^[två]Det gör att organisationens mål kan delas upp i uppgifter och tilldelas den lagmedlem som är bäst lämpad för arbetsuppgiften. Med det sagt är de flesta företagare och chefer notoriskt dåliga att delegera. Men varför?

Som nämnts tidigare lär de flesta organisationer inte sina chefer att delegera. Det finns dock ett antal andra anledningar till att chefer tvekar att delegera, inklusive:

De tror att ingen kan göra jobbet lika bra som de kan

Chefer måste delegera eftersom deras ansvar är att övervaka anställda. De kan inte och bör inte göra allt arbete själva. En ledares jobb är att vägleda, motivera och övervaka deras teammedlemmar för att nå ett mål.

De tycker att det tar för mycket tid att träna någon

En del av att vägleda och motivera teammedlemmar inkluderar träning. Ja, det tar extra tid att utbilda en anställd i en ny uppgift, men du måste tänka på det som en investering. Tänk dig att det tar en extra timme om dagen att träna någon att göra en uppgift, och att träningen varar en vecka. Det är fem extra timmar på att göra uppgiften. Men efter de första fem dagarna av den anställde som utför uppgiften har du frigjort fem timmar per vecka för att ägna dig åt andra frågor.

Det finns brist på förtroende för anställdas motivation

En annan del av en chefs jobb är att utveckla sina anställdas förmåga för att identifiera framtida ledare samt upptäcka deras styrkor och svagheter. Utan delegering vet du aldrig vilken motivation dina anställda har.

De vill göra sig oumbärliga

Om du är orolig för att göra dig oumbärlig bör du inte vara det. Du är oumbärlig. Bra chefer och ledare är notoriskt svåra att få tag på, och det är naturligtvis oumbärligt för organisationer. Om du har en ledande ställning och är orolig för ditt jobb kan du lära dig att bli en bättre ledare.

De tycker om att göra jobbet själv

Medan många tycker om att göra jobbet själva, gillar de den kreativa processen eller bara tanken att de kan kontrollera resultatet och ta kredit för det. Det är inte en chefs jobb.

Du måste vara villig att ge upp kontrollen, acceptera att andra har olika (och ibland bättre) sätt att göra saker och acceptera din roll som facilitator eller övervakare.Reklam

De känner sig dåliga när de ger mer arbete till en överbelastad personal

Att känna att din personal är överbelastad eller överansträngd är ganska vanligt för en chef. Om du ger teammedlemmarna mer att göra kan det kännas som om du bara tappar mer arbete på dem. Men när det görs rätt (mer om det senare) kan delegering öka sin motivation och arbetstillfredsställelse.

Nu när vi har svarat på frågan om vad som är delegering, går vi vidare till den andra delen av frågan:

Hur förbättrar delegationen teamledningen?

Effektiv delegering är en av de viktigaste ledarskapsfärdigheterna du kan ha. Fördelarna med korrekt delegering går djupare än den ökade produktiviteten. Dessa effekter kan ses i:

Större förtroende mellan chef och anställd

När du ger en anställd befogenhet och autonomi att utföra en uppgift antyds det att du litar på dem för att få det gjort. Det står också att du tycker att de är tillräckligt kompetenta för att hantera uppgiften. Denna uppvisning av förtroende och förtroende bygger ett band mellan handledare och underordnad.

Ökning av jobbtillfredsställelse

Genom att delegera uppgifter eller uppdrag till dina teammedlemmar kan de ta äganderätt och stolthet över sitt arbete. Ingen vill betraktas som en kugghjul i maskinen och gör ett jobb som någon kan göra. Att ge dem ansvaret och befogenheten att få jobbet gjort kommer att gå långt för att hjälpa dem att vara stolta över sitt arbete.

Ökad motivation

Genom att delegera uppgifter till lämpliga anställda får de ta ägandet av resultatet. Det här är deras chans att lysa. Alla vill ha beröm från chefen, och att veta att resultatet de kommer med kommer att utvärderas som en reflektion av sig själva är stor motivation.

Mer tid för andra viktiga aktiviteter

Precis som en skeppskapten, bedömer ledarna förhållandena, planerar banan och styr fartyget. De kanske hoppar in när det finns en man nere, men deras huvudsakliga jobb är att oroa sig för helheten. Låt ditt besättning oroa sig för att paddla, så ser du bara till att de går i rätt riktning.

På detta sätt kan du frigöra tid att delta i viktigare aktiviteter.

Utveckla nya färdigheter i dina teammedlemmar

En del av varje chefs jobb är att hjälpa dina anställda att lära sig och växa. När medarbetarna blir perfekta och ökar sina kunskapsuppsättningar blir de mer värdefulla för företaget och branschen som helhet. Detta är en del av deras karriärutveckling. Det gör också ditt team mycket mer flexibelt.

Bra utvärderingsverktyg

Som chef är en del av ditt jobb att identifiera de bästa presterande och de som är värda att marknadsföras. Du bör också tänka på vem som ska ersätta dig när du befordras. Genom att delegera ansvar till dina anställda har du en bra position för att se vem som tar tjuren vid hornen och vem som bara gör det minsta.Reklam

Sammantaget kan de positiva effekterna av delegering ha en synergistisk effekt på organisationens effektivitet, produktivitet och lönsamhet.

Hur man delegerar ordentligt

Vi har pratat om vad delegering är och fördelarna med det, men hur kan du vara en effektiv delegatör och skörda de fördelar vi diskuterade? Här är några effektiva delegeringstekniker som hjälper dig att komma igång.

1. Börja från resultatet och flytta bakåt

När du delegerar ett nytt ansvar till en anställd, börja med att förklara hur resultatet ska se ut. Till exempel: Jag kommer att ge dig ansvaret för X, och syftet med X är att ABC ska konverteras till DEF inom två veckor och för under $ 100. Detta är ett sätt att sätta målet utan att berätta för dem hur de måste uppnå det.

2. Ge dina anställda autonomi

Detta kan vara svårt för chefer, men du bör försöka gå tillbaka och inse att det finns många olika sätt att lösa ett problem. Genom att låta dem ta reda på sitt eget sätt att göra det kommer de att lära sig, och det kommer ofta att bli ett bättre resultat.

3. Ge dem befogenhet att göra vad du ber

Det här är väldigt viktigt! Att delegera ansvaret för en uppgift utan att ge dem den behörighet som behövs för att slutföra det är egentligen bara att dumpa mer arbete på en anställd. Istället för att öka motivationen och arbetstillfredsställelsen skapar du förbittring och ilska.

4. Matcha deras personlighet och skicklighetsuppsättning

Ge inte en introvert uppgiften att köra ett möte. Lägg inte heller extroverten som ansvarar för redovisningen. Du bör ha en god uppfattning om vem dina anställda är och vilka färdigheter de besitter. Delegera rätt uppgift till rätt person.

5. Se till att de har rätt resurser

Se till att de personer du delegerar har tillräckligt med tid, pengar, utbildning, förnödenheter, arbetsutrymme och hjälp från andra för att få jobbet gjort. Om de inte gör det, är fel inte på dem, det är på dig.

6. Övervaka, inte micromanage

Det bästa sättet att göra detta är att skapa en tidslinje med regelbundna incheckningar. Detta gör det möjligt för medarbetaren att vara självständig medan han fortfarande hålls ansvarig för att projektet går vidare. Det gör det också möjligt för den anställde att ställa frågor och få input med regelbundna intervaller.

7. Skapa en motiverande miljö

De mest framgångsrika delegaterna är de som vet när man ska vara cheerleader eller coach och när man ska gå in eller gå tillbaka. De är också där för fira framgångarna .

8. Var tolerant mot misstag

Du kommer aldrig att ha innovation utan risktagande, och du kan inte ta risktagande utan misstag. Var tolerant och använd misstag som ett inlärningsverktyg, inte som något att vara rädd för.Reklam

Hittills har vi behandlat vad, varför och hur delegering, men hur bestämmer vi vilka uppgifter som ska delegeras?

Att veta vad som bör och inte bör delegeras

Det finns några olika tankar om detta ämne, en uppfattning är att, at en viss punkt bör allt som kan delegeras vara; med sällsynt undantag.

Vad bör delegeras

Genomför en granskning med hjälp av de sex T: erna för att avgöra vilka uppgifter som är mest vettiga att lasta av.^[3]

1. Tiny

Det här är uppgifter som är så små att de verkar obetydliga att ta itu med, men de lägger till. De är aldrig viktiga eller brådskande, och även om de bara tar några minuter slutar de ta dig ur flödet av mer strategiskt arbete. Till exempel att registrera sig för en konferens eller ett evenemang, lägga till det i din kalender och boka hotell och flyg - på egen hand kan var och en av dessa saker inte ta mycket tid, men tillsammans tar de alla ihop.

2. Tråkig

Uppgifter som är relativt enkla är förmodligen inte den bästa användningen av din tid. Mycket enkla uppgifter kan (och bör) hanteras av vem som helst utom dig.

Till exempel manuell inmatning av en 100-objektlista i ett kalkylark och färgkodning eller uppdatering av KPI i presentationsdäcket är alla enkla uppgifter som kan överlämnas.

3. Tidskrävande

Det här är uppgifter som, även om de kan vara viktiga och till och med lite komplexa, är tidskrävande och inte kräver att du gör de första 80% av forskningen. Du kan enkelt gå in när uppgiften är 80% klar och ge godkännande, tillsyn och / eller vägledning för nästa steg.

4. Lärbart

Dessa uppgifter, även om de verkar komplicerade först, kan översättas till ett system och skickas vidare, medan du fortfarande tillhandahåller kvalitetskontroller och slutgiltigt godkännande.

Till exempel kan det vara ett bra sätt att frigöra tid för dig att lära dig en av dina direktrapporter hur du skapar presentationsdäck för det månatliga mötet med alla händer, och till och med hur du ska vara den som levererar uppdateringarna till teamet.

5. Fruktansvärt vid

Uppgifter som faller inom ett område där du känner dig inte utrustad bör i allmänhet överföras till någon med styrkor i det området. Om du till exempel inte är säker på hur du organiserar den visuella utformningen av dessa PowerPoint-bilder för teammötet, kommer troligen någon i ditt team att kunna komma in.Reklam

6. Tidskänslig

Det här är uppgifter som är tidskänsliga men konkurrerar med andra prioriteringar. Det finns inte tillräckligt med tid att göra allt på en gång, så du delegerar en viktig och tidskänslig uppgift som kan utföras parallellt med dina andra projektbaserade tidsfrister.

Att till exempel lämna din iPad på planet efter en flygning och arbeta för att återställa den innan den försvinner helt till flygplatsen förlorad och hittad avgrund genom att ringa kundtjänst dagligen kan ta mycket tid och kan delegeras till en underordnad.

Vad som inte bör delegeras

Till skillnad från ovanstående finns det vissa uppgifter som aldrig bör delegeras och bör alltid förbli som chefens ansvar. Några av dessa inkluderar:

Företagets vision och uppdragsbeskrivningar

Dessa spelar en viktig roll i företagets anseende och bör tas så seriöst som möjligt. Därför ansvaret för skapa dessa bör alltid ligga hos en chef eller annan företagsledare.

Anställningsbeslut

Alltför många chefer litar på externa myndigheter för sina anställningsbeslut. Även om kompetensuppsättningar är viktiga är det lika viktigt att utvärdera hur en anställd passar in i företagskulturen, och detta görs bäst ansikte mot ansikte.

Ombord på anställda

Det är viktigt för chefer att ta en aktiv roll när nya anställda känner sig välkomna. De ska alltid vara tillgängliga och tillgängliga för nya anställda.

Disciplin

Att överföra disciplinära uppgifter till en administrativ assistent eller HR är ofta ett tecken på dålig ledarskap. Chefer kan generellt få mer respekt från anställda genom att hantera detta själva.

Prestationsrecensioner

Att låta anställda göra sina egna recensioner och bara skriva ut dem är en björntjänst för alla inblandade. Chefer bör vara personligen involverade i denna process för att få ut det mesta.

Slutsats

Vid första anblicken kan delegering verka som mer problem än det är värt. När det görs ordentligt kompenserar dock omfattningen, bredden och kvaliteten mer än något besvär.

Du kommer att bli förvånad över vad som händer när du ordnar arbetsbelastningen så att du bara kan fokusera på de uppgifter som har högsta prioritet medan andra arbetar med meningsfulla och utmanande uppdrag.Reklam

Genom att implementera de metoder vi har pratat om här kommer du att kunna delegera rätt projekt till rätt personer på rätt sätt, och det är ett recept på framgång.

Fler tips om delegering av uppgifter

• Hur man delegerar uppgifter effektivt (steg-för-steg-guide)
• Delegera arbete: Vad ska delegeras och vad inte?
• Vikten av att delegera ledarskap (och hur man delegerar ordentligt)

Utvalda fotokrediter: CoWomen via unsplash.com

Referens